Referat fra instituttrådsmøte Helsam 20. mai 2015

Kommentarer til referatet fra sist eller innkallingen

Det var ingen kommentarer til referatet fra møtet 10. mars.

Diskusjonssaker

Oppfølging av evalueringen av den administrative organiseringen

Nina innledet med å orientere om status i saken. Det har vært en kontinuerlig avveining mellom å få til en rask gjennomføring og å bruke tid på en avstemming av avdelingslederfunksjonen og hvilke behov for administrativ understøttelse som knyttes til den. Underveis er det identifisert noen konkrete oppfølgingstiltak som iverksettes; det gjelder avdelingsledernes tilganger i ePhorte, tilbud om møter med personal og økonomi, samt økonomirapportering.

Avdelingsledergruppa har jobbet med en konkretisering av hvilke behov for administrativ understøttelse som avdelingslederne opplever. Behovene oppleves noe ulikt, blant annet pga variasjon mellom avdelingene i størrelse og kompleksitet. Samtidig må det være felles prinsipper for organisering av løsningene for å sikre en enhetlig og tydelig modell for hele instituttet. Intensjonen har vært å få til en tydelig behovsbeskrivelse før det nedsettes en arbeidsgruppe som skal jobbe fram løsningsforslag.

Det ble kommentert at det oppfattes som at arbeidet så langt hadde ledet fram til en løsning uten at det var skjedd i regi av en nedsatt arbeidsgruppe. Nina presiserte at arbeidet handlet om konkretisering av behovsbeskrivelsen og at arbeidsgruppen måtte fremme forslag til løsning(er).

Det ble deretter noe diskusjon om aktuell representasjon inn i arbeidsgruppen. Det var tilslutning til at den bør bestå av representasjon fra personal og økonomi som administrative funksjoner og at en av områdelederne bør være med. I tillegg ble det foreslått at de vitenskapelig ansatte også burde representeres ved andre enn avdelingslederne.

Forslag til mandat for arbeidsgruppen sendes ut til instituttrådet for behandling på sirkulasjon.

Nina setter ned arbeidsgruppen etter at mandatet er behandlet.

Virksomhetrapportering for 1. tertial 2015

Saken ble innledet med en overordnet diskusjon rundt virksomhetsrapportering, og de eksisterende resultatindikatorene. Det ble foreslått at vi i neste instituttrådsmøte tar en gjennomgang av nåværende fordelingsmodell fra fakultet til institutter og innad på Helsam for å tydeliggjøre hva som var konsekvensene.

Det ble diskutert hvordan resultatindikatorene kan følges opp gjennom å knytte konkrete tiltak til de, og at dette må vurderes i forbindelse med årsplansarbeidet.

Nina innledet med en kort beskrivelse av hva som er gjort av forarbeid for å lage utkast til romprogram for et samlokalisert institutt.

Instituttrådets innspill var særlig knyttet til fordelingen av ansatte på hhv cellekontorer og kontormiljø/landskap. Rådets medlemmer var samstemte i at det bør legges opp til flere cellekontorer fordi virksomheten vår stiller høye krav til konsentrasjon. En konsekvens av mye kontorlandskap kan bli at flere ansatte i større grad jobber hjemmefra og at arbeidsmiljøet derfor svekkes. Det ble stilt spørsmålstegn ved om det var riktig å legge løsningen fra Livsvitenskap til grunn for Helsams romprogram.

Fra de administrativt ansatte ble det trukket fram at mange har arbeidsformer hvor de tar i mot henvendelser fra ansatte og studenter både fysisk og pr telefon, og at dette fort vil bli et forstyrrende element i et landskap. I tillegg har en del av slike samtaler en konfidensiell karakter som krever at de må tas i enerom.

Det ble også trukket fram at det er erfaring med at stillerommene ikke blir brukt fordi det var for tungvint å ta med seg telefon og pc inn i disse. I tillegg ble det stilt spørsmål ved om landskap vil ha tilstrekkelige løsninger for lagring, særlig av bøker.

Instituttrådet ga også innspill på at faktisk tilstedeværelse måtte være en vurderingsfaktor for tilgang til cellekontorer framfor at dette bare fulgte stillingskategori.

Strategiutvikling

Instituttrådet ga sin tilslutning til den foreslåtte prosessen med konkretisering av innhold i eksisterende strategiske plan. Det ble spilt inn at strategien ikke må utformes slik at spennende ideer som faller utenfor satsningsområder ikke kan realiseres. I tillegg ble det trukket fram at instituttets visjon er så lang at ingen av de ansatte har lært seg den.

Omdisponering av masterporteføljen

Nina innledet med å forklare at siden det over tid har vist seg vanskelig å få til tilfredsstillende rekruttering til masterprogrammet i sykepleievitenskap er det tatt initiativ til en sammenslåing av dette programmet og Avansert geriatrisk sykepleie til ett masterprogram i sykepleievitenskap med linjer/spesialiseringer. I tillegg foreslås det at noen av dagens studieplasser flyttes over til andre programmet ved Helsam som har sykepleiere i målgruppen. Forslaget er utarbeidet i Avdeling for sykepleievitenskap og det har vært diskutert med fakultets- og universitetsledelsen som har gitt tilslutning til at dette utredes videre. Denne typen endringer av studieprogram vedtas av Universitetsstyret i juni hvert år, så det vil tidligst få effekt fra opptaket våren 2017.

Instituttrådet ga sin tilslutning til at forslaget ble utredet videre ved at det blir satt ned en arbeidsgruppe som skal utvikle forslag til nytt studieprogram og en arbeidsgruppe som skal fremme forslag om omdisponering av studieplasser til andre masterprogrammer.

Det ble foreslått at studieprogrammet i International Community Health blir tilgodesett i forlaget om omdisponering av studieplasser.

Informasjonssaker

Det ble gitt en kort muntlig orientering om at Ledelsens gjennomgang for 2014 var gjennomført.

Instituttleder orienterer om aktuelle saker

Saken utgikk.

Eventuelt