Referat instituttrådsmøte Helsam 25. november 2015

Kommentarer til referatet fra sist eller innkallingen

Det var ingen kommentarer til referatet fra møtet 20. oktober eller til dagsorden.

Diskusjonssaker

Forslag til budsjett ble presentert for rådet med en gjennomgang av forutsetninger og forventninger. Det ble fremmet forslag om å ta inn flere rekrutteringsstillinger i basisbudsjett. Det var ingen innvendinger mot forutsetningene som var lagt til grunn.

Det ble foreslått å inkludere en milepæl om utredning av kantinedrift  i Fredrik Holsts hus som et tillegg i tiltak 17.

Evaluering av administrativ organisering

Instituttrådet ga tilslutning til hovedprinsippene i arbeidsgruppas rapport om en funksjonsinndelt organisering av administrasjonen.

I vurderingen av rapporten ble det blant annet diskutert

• om forskningsadministrasjon bør være en egen enhet eller om det bør integreres i personal og økonomi-enheten
• hvor det administrative arbeidet med phd-opptak og phd-kurs bør plasseres; som forskningsadministrasjon eller studieadministrasjon
• at det en risiko i forslaget til modell at avdelingslederstøtten består av såpass små stillingsbrøker siden det kan lede til at de ansatte får flere ledere å forholde seg til

Det ble også trukket frem at

•  det er behov for møteplasser og kommunikasjon mellom instituttledelsen og de administrative lederne
•  FANE-nettverket må bestå
• lederstøtten kan være underdimensjonert for enkelte avdelinger

I implementeringen av en ny administrativ organisering må det være åpent for justeringer i den anbefalte modellen i tråd med de innspillene som ble gitt.

Det ble gitt en kort orientering om hvilke formalkrav som utløses av en omorganiseringsprosess. Det ble anslått at en ny organisering kan iverksettes fra august 2016.    

Instituttledelsen lager et forslag til prosessplan for en omorganisering i tråd med arbeidsgruppas anbefalinger og de innspill som rådet fremmet.

Forslaget sendes instituttrådet for kommentarer pr sirkulasjon.

Nina innledet til diskusjon med bakgrunnen for å løfte opp spørsmålet om avdelingsstruktur. Det ble trukket fram at ulikheter mellom avdelingene på utdanningssiden begrenser interessen for og kunnskapen om instituttets felles utdanningsportefølje. Likeledes er det på forskningssiden eksempler på at dagens struktur kan bidra til at vi underutnytter potensialet for tverrfaglighet på tvers av avdelinger. Det ble også trukket fram at en av forutsetningene for å starte en prosess hvor vi ser på avdelingsstrukturen er at prosessen begrenses til justeringer, og at det ikke anses aktuelt å tenke en ny organisering helt fra bunn av.  

I diskusjonen som fulgte ble det blant annet trukket fram at

• endringer i organiseringen av avdelingene må ha tydelig faglig begrunnelse
• færre og større avdelinger kan føre til mer selvstendige avdelinger som potensielt undergraver fellesskapet til instituttet
• større avdelinger vil kreve større grad organisering innad i avdelingene i form av grupper/seksjoner eller lignende

Det var tilslutning til at vi setter i gang en prosess for å se på avdelingsstrukturen, og at vi kommer tilbake til saken i neste instituttrådsmøte.

Informasjonssaker

Saken utgikk.

Informasjon om aktuelle saker

Det ble orientert om

• at instituttet har hatt møte med Eiendomsavdelingen om både kortsiktige og langsiktige løsninger for våre arealutfordringer

• at arbeidsgruppa som skulle se på hvordan studieplasser kan omdisponeres for å styrke eksisterende studieprogram ved Helsam, har levert sin rapport.

• at arbeidsgruppa som skulle utrede en sammenslåing av masterprogrammene på Avdeling for sykepleievitenskap er stanset i påvente av at vi vet mer om hva som kommer ut av SAKS-prosessen

• at UiOs hovedregel for utlysning av faste vitenskapelige stillinger vil være som førsteamanuensis, og at det derfor må argumenteres særskilt dersom det skal lyses ut som professor 

Eventuelt