Fastsatt av universitetsstyret 23. juni 2020
§ 1 Om samlingen
De Schreinerske Samlinger er et magasin for oppbevaring av menneskelige levninger mottatt eller innsamlet av Seksjon for anatomi (daværende Anatomisk institutt), Institutt for medisinske basalfag, Universitetet i Oslo fra og med 1828. Samlingen omfatter også et antropologisk bibliotek, en særtrykk- og fotosamling, røntgenbilder, et brevarkiv, kartotekkort og håndskrevne kataloger.
§ 2 Definisjoner
Med «samisk materiale» forstås menneskelige levninger som overveiende sannsynlig stammer fra før-kristen samisk gravplass eller samisk kirkegård eller annen kristen gravplass, hvor det i hovedsak ble begravet personer med samisk avstamning.
Med «arkeologisk materiale» forstås i denne sammenheng menneskelige levninger fra oldtid eller middelalder (inntil år 1537), jf. lov 9. juni 1978 nr. 50 om kulturminner § 12.
Med «deponert materiale» forstås menneskelige levninger som oppbevares ved Universitetet i Oslo, Institutt for medisinske basalfag, på vegne av institusjoner som er tillagt forvaltningsansvar etter forskrift 15. februar 2019 nr. 127 om fastsetting av myndighet mv. etter kulturminneloven § 12.
§ 3 Forvaltningsansvar
Institutt for medisinske basalfag vil ivareta forvaltningen av materiale i De Schreinerske Samlinger.
For deponert materiale, vil Institutt for medisinske basalfag ivareta forvaltningen iht. deponeringsavtaler, jf. § 10.
For arkeologisk materiale som Kulturhistorisk museum har forvaltningsansvar for etter forskrift 15. februar 2019 nr. 127 om fastsetting av myndighet mv. etter kulturminneloven § 12, vil Institutt for medisinske basalfag ivareta forvaltningen iht. samarbeidsavtale.
Den daglige oppfølgingen av samlingen er delegert til en fast vitenskapelig ansatt (faglig leder) ved Institutt for medisinske basalfag, Seksjon for anatomi.
§ 4 Særlige regler om forvaltning av samisk materiale
Samisk materiale er utskilt fra øvrig materiale i samlingen. Det samiske materialet forvaltes av Institutt for medisinske basalfag iht. avtale mellom Sametinget og Universitetet i Oslo.
§ 5 Ordning av samlingen
Samlingen oppbevares i et magasin. I den grad det er mulig, skal samlingen ordnes slik at levningene til et enkelt individ med letthet kan samles. Materiale fra avdøde som kan identifiseres, skal anonymiseres for besøkende og brukere av samlingen. Oversikt over materialet skal oppbevares i en database som til enhver tid holdes oppdatert. Dette gjelder også bok-, særtrykk- og fotosamlingen.
§ 6 Adgang til samlingen
Samlingen er lukket for offentligheten. Søknad om adgang til samlingen sendes til Institutt for medisinske basalfag i forbindelse med forsknings- og forvaltningsoppgaver for studenter og vitenskapelig personale, utstillinger eller andre faglig begrunnede behov. Faglig leder ved Institutt for medisinske basalfag fatter beslutning om adgang til samlingen.
§ 7 Bruk av materialet til forskning
Søknad om bruk av materiale i samlingen til forskning behandles ved Institutt for medisinske basalfag.
Tillatelse til forskning på arkeologisk materiale i samlingen krever samtykke fra deponerende institusjon eller Kulturhistorisk museum.
Enhver forskning på materiale i samlingen skal underlegges forskningsetiske retningslinjer som gjelder for forskning i Norge. Søkeren og forskningsansvarlig institusjon har et selvstendig ansvar for å sikre at forskningsprosjektet er i tråd med gjeldende regelverk for forskning, herunder forskningsetikk. Søkeren må kunne dokumentere relevant kompetanse på grunnlag av utdanning.
Det må innhentes en etisk vurdering fra Nasjonalt utvalg for vurdering av forskning på menneskelige levninger, før bruk av materiale fra samlingen til et forskningsprosjekt kan godkjennes av faglig leder ved Institutt for medisinske basalfag.;
Bruk av materialet til forskning skal i utgangspunktet skje i samlingens lokaler. Utlån av materialet kan tillates når særlige grunner foreligger og dette er godkjent av eventuell deponerende institusjon. Utlån skal være midlertidig. Ved utlån av deponert materiale skal det settes opp en skriftlig avtale, hvor deponerende institusjon i samråd med samlingens faglige leder fastsetter nærmere vilkår om tidsrom, sikkerhets- og klimaforhold, transport, emballasje samt håndtering av materialet. Ved utlån av annet materiale fastsettes slike betingelser av samlingens faglige leder. Dokumentasjonsmateriale lånes normalt ikke ut, men kan kopieres.
Forskningsresultater, røntgenbilder etc. og publikasjoner etter forskningsarbeid må gjøres tilgjengelige for Institutt for medisinske basalfag så snart de foreligger, og skal innlemmes i samlingens dokumentasjonsarkiv etter føringer om dokumentasjon og lisensiering spesifisert av Institutt for medisinske basalfag.
§ 8 Utstillinger mv.
Ved ønske om å benytte materiale fra samlingen i forbindelse med museal aktivitet eller lignende, sendes søknad til Institutt for medisinske basalfag. Det må foreligge en etisk vurdering fra Nasjonalt utvalg for vurdering av forskning på menneskelige levninger, før utstilling av menneskelige levninger kan finne sted.
Deponerende institusjon eller Kulturhistorisk museum skal samtykke til utlån av materiale, før faglig leder ved Institutt for medisinske basalfag eventuelt kan godkjenne bruk av materialet.
§ 9 Ordensregler
Det skal føres protokoll over besøkende til samlingen.
Enhver besøkende i samlingen plikter å opptre med den respekt, forsiktighet og orden en samling av menneskelige levninger krever. Manglende respektfull opptreden, brudd på § 7 eller vilkår fastsatt i medhold av§ 7, kan medføre utestenging fra samlingen for en begrenset tid eller for alltid, etter vedtak fra faglig leder for samlingen.
§ 10 Deponert materiale
Ved deponering av menneskelige levninger i samlingen skal det inngås en skriftlig avtale mellom deponerende institusjon og Institutt for medisinske basalfag med oppsigelsesklausul og retningslinjer for eventuell tilbakeføring av deponert materiale.
§ 11 Rett til klage
Part og annen med rettslig klageinteresse har rett til å klage et vedtak etter disse retningslinjer til nærmeste overordnede nivå.
§ 12 Innsynsbegjæringer
Innsynsbegjæringer etter Offentleglova i dokumentasjon som omhandler De Schreinerske Samlinger, skal saksbehandles i tråd med gjeldende regelverk. AIie saksdokumenter som produseres ved og mottas av Universitetet i Oslo, er i utgangspunktet offentlige. Eventuelle unntak hjemles i tråd med lovverket.
§ 13 Pressehenvendelser
Pressehenvendelser med ønske om adgang til og/eller filming og fotografering fra De Schreinerske Samlinger, skal behandles i henhold til § 6.