Godkjenningssaker
Sak 16/2013 Godkjenning av møteinnkalling
Møteinnkallingen ble godkjent.
Sak 17/2013 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU
Referatet fra forrige MED-LAMU ble godkjent. I referatet fremkom det et ønske om sidenummerering av samlefilen som legges ut på nettet, ved innkalling til møtene. Dette er det ikke mulig å få til.
Orienteringssaker
Sak 18/2013 Kort orientering fra fakultetsledelsen
- ”Kulturbyggingsprosjektet ” (Soria Moria) ved fakultetsadministrasjonen er kommet godt i gang. Seksjonene har arbeidet med tre fokusområder (brukerne, medarbeiderne og arbeidsprosesser) og kommet langt i å utarbeide mål, måleindikatorer og å finne gode målemetoder. Hensikten med prosjektet er å finne fram til tiltak som bør iverksettes for å nå målene innefor hvert fokusområde. Planen er at seksjonene skal klare dette i løpet av høsten. Hele prosjektet skal deretter evalueres for å bestemme om opplegget skal videreføres eller ikke.
- Det ble avholdt en sentral beredskapsøvelsen i desember 2012 der MED-fakultetet deltok. Erfaringene fra denne øvelsen, har utløst et behov for egen øvelse ved fakultetet. Dette er viktig for å avklare varslingsrutiner og roller og ansvar i en eventuell krise-/evakueringssituasjon. UiO har rammeavtale med flere firmaer som kan fasilitere og gjennomføre beredskapsøvelser. Fakultet har innhentet tilbud fra ett av firmaene. SV-fakultetet skal i nær fremtid gjennomføre en øvelse som er fasilitert av et av de andre firmaene. Oppleggene fremstår som forskjellige med svært forskjellige kostnader knyttet til seg. MED-fakultetet har bedt om å få delta på SV-øvelsen som observatører. Etter dette vil det bli avgjort hvilket opplegg som passer best for oss.
- IHR – SA5: ny organisering av sentraladministrasjonen skal behandles av UiO-styret i juni. Omorganisasjonen kan medføre flytting av oppgaver mellom sentralt nivå og enhetene og kan påvirke bemanningen, både på fakultets- og instituttnivå.
- Fakultetene er bedt om å melde tilbake om det er saksområder/saksbehandling som med fordel kan flyttes fra et nivå til et annet. Det ble kommentert at flytting av oppgaver også vil kunne påvirke andre forhold ute i organisasjonen som man i dag ikke ser rekkevidden av og at det allerede er meldt inn synspunkter på dette fra instituttene. Det er en opplevelse av at det ikke er sammenheng mellom analyser og innspill og de vedtakene som er blitt fattet i prosessen.
- MED-fakultetet har sitt eget effektiviseringsprosjekt som har medført bedre rutiner og spart ressurser. Det skal nå gjøres en tilsvarende gjennomgang av rutiner og prosesser ved REK sør-øst.
- Det vil bli opprettet en ny seksjon i fakultetsadministrasjonen. De ansatte skal arbeide med forskningsstøtte for å forbedre søknadene og å drifte tildelte prosjekter i samarbeid med OUS. Det er et mål å få til en økning i eksterne forskningsmidler.
- IMB har igangsatt prosjektet ”Lederstruktur” som skal tydeliggjøre roller og ansvar i organisasjonen. Det er gjennomført allmøter, seminarer og intervjuer med nåværende ledere. Det er utarbeidet to ulike modeller som skal presenteres på et allmøte og deretter behandles i instituttråd. Arbeidet skal videreføres til høsten. Instituttledelsen opplever at de ansatte involverer seg, er engasjerte og endringsvillige.
Sak 19/2013 Kort orientering fra Lokalt hovedverneombus ved MED-FAK
- Lokalt hovedverneombud gjennomfører for tiden møter med alle verneombudene ved fakultetet. Hensikten er å bli bedre kjent med vernestrukturen og med det enkelte verneombud. HMS-koordinator ved fakultetet deltar på møtene så sant hun har anledning. Det er et mål å få gjennomført møter med alle verneombudene ved Klinmed før sommerferien. Inndelingen av verneområder ved Klinmed skal evalueres høsten 2013 for å se om nåværende organisering er hensiktsmessig.
- Lokalt hovedverneombud vil avholde tre møter med de lokale verneombudene i løpet av høsten 2013, ett med alle verneombudene ved IMB, ett med alle verneombudene ved Klinmed og ett med verneombudene ved Helsam, REK og fakultetsadministrasjonen. Verneombud med de samme utfordringene i arbeidshverdagen får da anledning til å bli kjent og utveksle erfaringer.
Sak 20/2013 Orientering om arbeidet med utvikling av veiledning til HMS-samarbeidsavtalen med OUS v/ Marianne M. Østby
HMS-samarbeidsavtalen mellom UiO og OUS ble undertegnet i mars 2012. Den praktiske gjennomføringen av avtalen skal i henhold til avtalen spesifiseres i en egen veiledning. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe med tre representanter fra OUS og tre fra UiO høsten 2012. Klinmed v/rådgiver Marianne Midthus Østby fikk i oppdrag å lede arbeidsgruppen. Arbeidet med veiledningen er snart ferdig, men det gjenstår noen juridiske avklaringer i forbindelse med de administrative UiO-ansattes tilgang til OUSs intranett.
Følgende forhold blir omhandlet i veiledningen: Ansvar i forhold til det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet, vernetjenesten, vedlikehold av bygningsmasse, medisinskteknisk utstyr, HMS-opplæring og avviksbehandling. Når veiledningen er ferdigstilt fra arbeidsgruppens side, vil den bli sendt til fakultetet. Veiledningen skal sendes på høring, både i OUS- og UiO-systemet (IMB, OD og MN) før endelig godkjenning av veiledningen kan foreligge.
Sak 21/2013 Bruk av Bedriftshelsetjenester(BHT) – rapport for 1.kvartal
Rapporten ble tatt til orientering med følgende kommentarer:
Planen for bruk av BHT er omfattende, spesielt på IMB. Det er avholdt eget møte mellom BHT og IMB for å klargjøre bestillingen og avtale når tiltak skal gjennomføres.
Synergi Helse ble oppført som leverandør av BHT-tjenester for Helsam fordi leder av UiO-BHT var ansatt ved instituttet (inhabilitet). Vedkommende slutter nå som leder av BHT. UiO-BHT vil derfor bli leverandør av BHT til Helsam fra høst 2013.
Sak 22/2013 HMS-årsrapporteringer for 2012
Det var ingen kommentarer til sammenstillingen av HMS-rapportene fra instituttene, REK og fakultetsadministrasjonen. Utvalget tok sammenstillingen til orientering.
Sak 23/2013 Ledelsens gjennomgang på fakultetsnivå
Ledelsens gjennomgang på fakultetsnivå ble tatt til orientering med følgende kommentarer:
Viktig at de forholdene som ble avdekket blir formidlet til underliggende enheter slik at ledelsen kan få tatt tak i forhold som bør følges opp. Tiltaksplanen vil bli sendt til enhetene i Ephorte.
Neste års HMS-årsrapporteringer vil avdekke om forhold som ble avdekket i år, er gjengangere eller om man kan se en bedring av situasjonen ved den enkelte enhet.
Diskusjonssaker
Sak 24/2013 Forslag til mål og strategier for HMS-arbeidet ved fakultet
Utvalget støttet forslaget til strategiplan og mente planen ville gi tyngde, retning og struktur i det systematiske HMS-arbeidet ved fakultetet. Forslag om at strategiene under hvert mål ikke nummereres, men settes opp som kulepunkter ble støttet. Årshjulet som er et vedlegg til strategiplanen ble støttet, men det vil ta tid før alle enheter går i takt.
Mandatet til arbeidsgruppen som har jobbet fram strategiplanen sier at planen skal legges fram for fakultetsstyrtet for godkjenning. Leder av MED-LAMU/fakultetsdirektøren mente det var mer korrekt at MED-LAMU godkjenner planen og at den deretter blir lagt fram for fakultetsstyret til orientering. Utvalget var enig i dette. Planen vil derfor bli lagt fram for styret til orientering på siste møte før sommerferien.
Sak 25/2012 HMS-opplæring av MED-LAMU-medlemmer - kartlegging
Alle medlemmene i MED-LAMU har gjennomført den lovpålagte HMS-opplæringen. Studenten er observatør i utvalget i alle saker som ikke angår læringsmiljøet for studentene. I saker knyttet til læringsmiljøet trer studenten inn som ordinært medlem. Det ble stilt spørsmål om studenten hadde mulighet til å melde seg på HMS-kursene som blir arrangert for ansatte. Dette avklares til neste møte i utvalget.
Sak 26/2013 Har utvalget ønsker/behov for utvidet informasjon om forhold ved UiO som angår arbeidsmiljøet for ansatte og/eller studenter?
Det kom ikke fram spesielle ønsker fra noen av utvalgsmedlemmene.
Sak 27/2013 Møteplan for høsten 2013
De foreslåtte datoene ble vedtatt, men tidspunktet ble flyttet. Høstens møter blir da:
Onsdag 18.september kl.14.30 – kl.16.00.
Onsdag 13.november kl.14.30 – kl.16.00.
Det er sendt invitasjon i Notes til både medlemmer og varamedlemmer.
Referatsaker
Sak 28/2013
- Referat fra møte i AMU 11.3.2013
- Referat fra møte i Klinmed-LAMU 4.4.2013
- Referat fra møte i IMB-LAMU 14.3.2013
Det framkom ikke kommentarer til noen av referatene
-----------------------------------------------------
Sak 29/2013 Eventuelt
Ingen saker
-----------------------------------------------------