Sak 14/2014 Godkjenning av møteinnkalling
Godkjent
Sak 15/2014 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU
Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige MED-LAMU (26.2.2014).
Orienteringssaker
Sak 16/2014 Kort orientering fra fakultetsledelsen
- Fakultetet har utarbeidet egne retningslinjer for når det er mulig å kunne jobbe hjemmefra. Retningslinjene gjelder kun TA-ansatte. Hovedregelen er at ansatte i all hovedsak skal være til stede på arbeidsplassen. Ved spesielle kortvarige behov/ønsker kan nærmeste leder gi tillatelse til at en medarbeider jobber hjemmefra. Mer permanente behov/ønsker kan innvilges etter søknad i helt spesielle tilfelle knyttet opp mot sykdom/rehabilitering. Dersom «hjemmekontor» innvilges, vil arbeidsgiver ha et ansvar for at det fysiske arbeidsmiljøet i hjemmet er forsvarlig. Retningslinjene legges ut på nettet.
- Oppfølging av sak 44/2013 om renhold for ansatte med arbeidsplass i OUS: På bakgrunn av de innmeldte områdene der UiO-ansatte sitter samlet, ble det i mars 2014 sendt er brev til Eiendomsavdelingen (EA) der de ble bedt om å overta renholdet i disse områdene. EA har gjennom e-postutveksling med fakultetsdirektøren tilkjennegitt vilje til å overta renholdet, men mener at fakultetet må bære kostnadene for dette. Fakultetsledelsen på sin side, mener at kostnadene må bæres av EA, slik de gjør når det gjelder renhold for øvrige fakulteter. Fakultetsledelsen vil derfor legge hele saken fram for det sentrale arbeidsmiljøutvalget, AMU. Hensikten med dette vil være at AMU kan be universitetsledelsen om å sørge for at EA får tilført nødvendige ressursene til å overta renholdet i de angitte områdene.
- ARK – undersøkelsen ved Helsam er igangsatt. Instituttet har valgt å engasjere en ekstern prosessleder som har vært ute i miljøene og informert om undersøkelsen og skal også stå for oppfølgingsmøtene i de ulike avdelingene. Dette ansees som viktig da en del av spørsmålene er knyttet opp mot nærmeste leder. En uke før spørreskjemaet lukkes, ligger svarprosenten på 55 %, men ledelsen håper på 75 % gjennom en ny påminnelse.
- Klinmed har gjennomført ARK og jobber med oppfølgingen. Svarprosenten blant de vitenskapelige var veldig lav. Dette skyldes nok at mange ansatte er ansatt i 20 % stillinger og ikke har ansett det som viktig å svare. Svarprosenten blant de TA-ansatte er imidlertid bra. På grunn av den lave svarprosenten har Klinmed i samråd med HMS-stab, valgt en annen tilnærming enn oppfølgingsmøter for å finne fram til områder som bør videreutvikles og områder som bør bevares i de ulike klinikkene.
Sak 17/2014 Kort orientering fra lokalt hovedverneombud
- UiOs årlige beredskapsøvelse ble avholdt i slutten av april. Lokale hovedverneombud og representanter fra de ulike fakultetene var invitert inn som observatører. Observatørene fulgte den sentrale beredskapsgruppens håndtering av krisesituasjonen via skjerm. Det var lagt opp til at observatørene skulle evaluere og gi tilbakemelding på håndteringen. Scenariet var eksplosjon og brann på UB, med flere drepte og skadde.
- UiOs hovedverneombud er blitt informert om den pågående saken om renhold for UiO-ansatte ved OUS.
- Verneombudet på Helsam har tatt kontakt for å få råd om hva som kunne gjøres for å få de vitenskapelig ansatt til å svare på ARK-spørreskjemaet.
- Verneombudet på Klinmed har tatt kontakt i forhold til innkjøp av hev/senk bord til en ansatt som er på vei ut av arbeidslivet. Dette opplevdes som en utfordrende problemstilling.
Sak 18/2014 Bruk av Bedriftshelsetjenester(BHT) – rapport for 2013
Rapporten ble tatt til etterretning. Det ble imidlertid bemerket at man kunne ønske seg en mer differensiert rapport når det gjelder «Rådgivning/veiledning for arbeidsgiver, arbeidstaker og verneombud ved Medfak». Forbruket av timer var her 63 uten en fordeling av timer per gruppering. Det er ønskelig at dette tydeliggjøres i neste årsrapport.
Sak 19/2014 Ledelsens gjennomgang for 2013
Gjennomgangen ble tatt til etterretning. Det ble kommenter at det er sendt brev til instituttene om å følge opp forhold som ble avdekket gjennom HMS-årsrapportene og synliggjort i «Ledelsens gjennomgang» på fakultetsnivå. Fakultetsledelsen ba i brevet også om å få tilsendt instituttenes gjennomganger til orientering. I forhold til HMS-årshjulet skal ledelsens gjennomganger på alle nivåer gjennomføres i løpet av vårsemesteret.
Diskusjonssaker
Sak 20/2014 ARK ved fakultetsadministrasjonen
I henhold til veiledningen som er utarbeidet for gjennomføringen av ARK-undersøkelsen, er det anbefalt at arbeidsmiljøutvalgene gir ledelsen råd om hvilke forbedringsområder som bør prioriteres i kommende periode. På denne bakgrunn ble MED-LAMU som lokalt LAMU for fakultetsadministrasjonen bedt om å uttale seg om følgende:
1. Egner forbedringsområder som er felles for seksjonene seg for felles satsning?
2. Hvilke tiltak bør i så fall prioriteres
Utvalgets medlemmer syntes de hadde for dårlig bakgrunnsinformasjon for å kunne uttale seg om hva som kunne være felles satsningsområder og ønsket mer bakgrunnsmateriale. Hvordan hver enkelt seksjon skårer på de ulike indexene sett i forhold til gjennomsnittet for hele administrasjonen, legges fram til orientering på neste møte. De etterlyste også bevaringsområder fra to av seksjonene. De aktuelle seksjonene vil bli bedt om å tilføye dette i tiltaksplanene sine. De nye tiltaksplanene vil også bli lagt fram til orientering på neste møte.
Etter litt diskusjon kom man likevel fram til at kompetanseheving kan være at felles satsningsområde på tvers av seksjonene. Hospitering og prosjekter på tvers i fakultetsadministrasjonen og mellom de ulike nivåene i hele UiO-organisasjonen kan være aktuelle tiltak. Slike tiltak må være relevante, dosert riktig og i tråd med den enkeltes behov og ønsker som tydeliggjøres gjennom medarbeidersamtaler.
Sak 21/2014 Rapportering av uønskede hendelser, mobbing, seksuell trakassering og trusler
Det jobbes med å få på plass et elektronisk system for varsling av uønskede hendelser sentralt på UiO (HMS-stab). Leder av MED-LAMU ønsker informasjon om det nye elektroniske systemet for å få avklart om systemet også vil fange opp tilfeller av mobbing, trakassering og trusler.
Utvalgets medlemmer synes det kan være formålstjenlig å få en orientering om det nye systemet fra HMS-stab i løpet av høsten 2014.
Sak 22/2014 Møtedatoer for høsten
De foreslåtte møtedatoene ble akseptert. Det sendes innkalling i Outlook allerede nå!
Referatsaker
Sak 23/2014
Referat fra møte i AMU 10.3.2014 – ingen kommentarer
Referat fra møte i Klinmed-LAMU 26.3.2014 – ingen kommentarer
Referat fra møte i IMB-LAMU 12.3.2014 – det ble bemerket at leder av LAMU fungerer inntil ny leder er valgt, enten ved nyvalg av medlemmer, ved skilte av leder fra arbeidsgiver- til arbeidstakersiden, eller motsatt.
----------------------------------
Sak 24/2014 Eventuelt
Ingen saker
----------------------------------