Sak 1/2015 Godkjenning av møteinnkalling
Innkallingen ble godkjent.
Sak 2/2015 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU
Referatet ble godkjent
Orienteringssaker
Sak 3/2015 Kort orientering fra fakultetsledelsen
Muntlig orientering ved Unn-Hilde Grasmo-Wendler
- Seksjonssjef ved Studieseksjonen har sagt opp stillingen og fratrådt. Liv B. Finess fungerer i stillingen i påvente av kunngjøring/tilsetting. Hun vil ivareta sin rolle som HMS-koordinator parallelt med dette.
- Ny funksjon som beredskapskoordinator legges til innehaver av funksjon som HMS-koordinator.
- Fakultetsadministrasjonen har gjennomført ARK-undersøkelsen, og arbeider videre med tiltak. Dette skjer i en prosess knyttet opp mot Soria Moria-prosjektet.Det er naturlig å knytte resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen opp mot «Soria-Moria» prosjektet. «Soria Moria» prosjektet fokuserer på våre leveranser opp mot våre brukere i balanse med fornøyde medarbeidere og effektive interne prosesser.
- LAMU inviteres til å komme med innspill av arbeidsmiljømessig karakter til årsplan for 2016.
Møtedeltakerne hadde ingen spørsmål til dette.
Sak 4/2015 Kort orientering fra lokalt hovedverneombud
Muntlig orientering ved Espen Lyng Andersen:
- Det har ikke funnet sted spesielle saker som lokalt VO har vært involvert i.
- Har deltatt på møter arrangert av sentralt VO, samt på seminar hvor det bl.a. ble diskutert hvordan man skal bli sett/verdsatt som VO.
- Det arbeides opp mot Statsbygg med problematikk vedrørende Avdeling for komparativ medisin.
- Det planlegges møter med ledende VO ved instituttene.
Møtedeltakerne hadde ingen spørsmål til dette.
Sak 5/2015 Orientering om studentenes opplevelse av læringsmiljøet
Muntlig orientering ved studentrepresentant Oda Lockert:
- En del klager i forbindelse med at oppussingsarbeid har blitt opplevd som forstyrrende på forelesninger og eksamen. Administrasjonen tar dette videre.
- Spurte om det var mulig å gjøre lesesalene ved IMB mer innbydende, noe som trolig vil kunne lette presset på lesesaler ved RH. Det er påkrevd både med utskifting av stoler/lamper, maling og opprydding for at lesesalene skal framstå som mer attraktive. Det er Eiendomsavdelingen (EA) som har ansvar for oppussing/reparasjoner. IMB har ansvar for å holde lokalene ryddige og i orden, og det anbefales at det organiseres en oppryddingsdugnad for studentene i samråd med studentenes organer.
- Klager på at det er kaldt i Stort auditorium og på at det er for få strømuttak i auditorier, Cafe Eric og på lesesaler.
- For få plasser i Cavum anatonicum.
- For øvrig mange mindre punkter som studentene har tatt opp. Det ble foreslått av Espen Lyng Andersen at mye av dette, for eksempel kjøp av vannkoker, må kunne effektueres ved hjelp av bevilgninger studentene mottar fra fakultetet.Sak 6/2015
Rapportert bruk av BHT i 2014
Marian Berge Andersen sa at det ville vært behov for mer ergonomiske tjenester ved IMB, men at dette prioriteres ned i forhold til innsats omkring laboratoriene. Det ble svart at det er viktig at behov meldes inn.
For øvrig ingen merknader til rapporten.
Sak 7/2015 Bestilling av BHT for 2015
Hvert institutt er i dialog med BHT i forbindelse med innmelding av behov. Viktig at relevante behov meldes.
Knut Tore Stokke ga uttrykk for at det følger mye papirarbeid med bestilling av tjenester ved ikke planlagte hendelser. Foreslo at man bestiller tjenester det er ønskelig med planmessig oppfølging av, samtidig som man anslår en «kvote» for bistand ved hendelser som ikke er planlagt. Det ble konkludert med at dette er en god løsning.
Sak 8/2015 HMS-årsrapporteringer for 2014 fra enhetene
- Marian Berge Andersen ga uttrykk for at oppfølging av HMS-arbeid har blitt utsatt ved IMB i påvente av ny lederstruktur. Enighet om at det er viktig å tydeliggjøre HMS-ansvaret for de som nå er/blir nye ledere ved instituttet.
- Knut Tore Stokke påpekte at ikke alle medarbeidere har fått tilbud om medarbeidersamtale. Inntrykk av at det er vitenskapelige ledere som i lavest grad følger opp dette lederansvaret.
- Stokke påpekte også at det kan være problematisk å få gjennomført bestilte tjenester fra EA, og nevnte som eksempel at det hadde tatt svært lang tid å få byttet et defekt toalett. Forholdet er tatt opp direkte med EA fra instituttets side.
For øvrig ingen merknader til rapporteringene.
Sak 9/2015 Si-fra- rapportering
Orientering v/ Maria Bjørdal Roald, Studieseksjonen.
Det kan virke som ordningen er lite kjent i systemet, og det har vært meldt relativt få saker. Noen saker er trolig også på siden av det som kan sies å gjelde læringsmiljøet. Det arbeides derfor med å gjøre ordningen bedre kjent blant studentene. Saker kategoriseres av den som melder dem inn som grønn, gul eller rød. Av de få innmeldte sakene er omtrent halvparten røde og resten gule. Det ble diskutert hvorvidt det bør være mulig å varsle anonymt. Dette er ikke mulig i dag, noe som henger sammen med at oppfølging blir vanskelig hvis man ikke kan kommunisere direkte med de som varsler. Det ble drøftet hvorvidt varslinger kan gå via MFU.
Sak 10/2015 ARK- undersøkelsen ved Helsam for 2014
Knut Tore Stokke orienterte.
Det har vært gjennomført tilbakemeldingsmøter med alle seksjonene, som selv har arbeidet med tiltak. Mange tiltak er gjennomført.
For øvrig satser instituttet på å integrere mye av oppfølgingen i årsplanarbeidet.
Unn-Hilde Grasmo-Wendler bemerket at resultatene for administrasjonen lignet mye på resultatene ved fakultetsadministrasjonen, og spurte hvordan det ble tatt tak i forholdet rundt kompetanseutvikling. Det ble svart at dette er noe man har arbeidet planmessig med over tid. Likevel en utfordring at den store bredden i funksjoner gjør det krevende å finne enhetlige tematikker for et antall medarbeidere.
Instituttet har hatt bistand fra Deloitte i forbindelse med oppfølgingen. Dette opplevdes delvis som krevende, fordi konsulentene i utgangspunktet hadde liten kunnskap om instituttet.
Det at også tilsatte i svært lave stillingsprosenter, som instituttet har mange av, dro svarprosenten ned. Hvis undersøkelsen hadde omfattet medarbeidere i stillinger over en viss andel, hadde svarprosenten vært mer tilfredsstillende.
Diskusjonssaker
Sak 11/2015 Fokusområde for 2015
Arbeidsgiver hadde lagt fram forslag om at ARK-undersøkelsen skal være fokusområde for MED-LAMU også i 2015.
I Espen Lyng Andersen foreslo følgende tillegg:
ARK-undersøkelsen skal være vårt fokusområde, men med-lamu må orienteres fra enhetene om hvilke tiltak som iverksettes og hvilken tidsplan tiltakene har.
Det ble konkludert med at ARK-undersøkelsen skal være fokusområde.
Vedtakssaker
Sak 12/2014 Årsrapport – LAMU-arbeid ved MED-FAK i 2014
Årsrapporten ble vedtatt uten merknader.
Referatsaker
Referat fra møte i AMU 1.12.2014:
Espen Lyng Andersen påpekte vedr referat fra IMB pkt. 7, at LAMU ikke kan oppnevne seksjonsverneombud, men at det må velges av og blant de VO som er aktuelle. Det ble opplyst at det var slik det hadde foregått, noe som ikke var korrekt gjengitt i referatet.
Espen Lyng Andersen påpekte videre at begrepene seksjons- og avdelingsverneombud ikke eksisterer, og at vedtatt nomenklatur ved UiO bør følges. Dette for å unngå misforståelser vedrørende hva slags rolle de forskjellige VO har.
Referat fra møte i Klinmed-LAMU 5.12.2014: ingen merknader
Referat fra møte i IMB-LAMU 4.12.2014: ingen merknader
-----------------------
Sak 14/2015 Eventuelt
Unn-Hilde Grasmo-Wendler informerte om at planlagt LAMU-møte i juni må flyttes til 11. juni (i stedet for 3. juni som opprinnelig planlagt). Ny dato ble tatt til etterretning.