Sak 25/2015 Godkjenning av møteinnkalling

Innkallingen ble godkjent. Det ble meldt to saker til eventuelt.

Sak 26/2015 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU

Referat fra møtet 11.6.2015 ble godkjent.

Orienteringssaker

Sak 27/2015 Kort orientering fra fakultetsledelsen

Muntlig orientering ved Unn-Hilde Grasmo-Wendler:

• Fra 1. oktober har fakultetet en ny HMS-koordinator, det er Elisabeth Olsen. Hun vil også være sekretær for MED-LAMU.
• I løpet av 2016 vil kildesortering bli rullet ut på fakultetet

Sak 28/2015 Kort orientering fra lokalt hovedverneombud

Muntlig orientering ved Espen Lyng Andersen:

• Det er kommet inn en forespørsel angående renhold i OUS-lokaler. Saken vil bli tatt opp under eventuelt
• Det har vært noe arbeid med beredskapsplaner.

Sak 30/2015 Ny sentral beredskapsplan

Ny beredskapsplan for UiO: http://www.uio.no/om/organisasjon/styret/moter/2015/7/o-sak-2-sikkerhet-og-beredskap.pdf

UiOs nye beredskapsplan vil påvirke vår lokale beredskapsplan, den må omarbeides. I det videre arbeidet skal vi oppdatere lokal plan, utføre ROS-analyser og lage lokale tiltakskort. I dette arbeidet vil fakultetet få råd og veiledning fra HMSB. En av de viktigste endringene fra tidligere beredskapsplan er en tydeligere ansvarsfordeling og forskjell mellom nivåene. Fakultetet har en geografisk og organisatorisk utfordring. For eksempel skal ansatte som sitter i OUS’ lokaler følge OUS’ beredskap. I tillegg har vi en rekke leide bygg/deler av bygg.

Martin Furan nevnte at de som sitter i OUS bygninger har ikke tilgang til OUS intranett der beredskapsplaner ligger, og det er lite oppslag eller andre steder å finne denne informasjonen.

Sak 31/2015 Samlokalisering av Helsam, rom- og funksjonsprogram

Rom- og funksjonsprogram var vedlagt.

Knut Tore Stokke presenterte saken. HELSAM har startet en prosess for å klargjøre hva som er en naturlig framskriving av aktivitet de neste 5 – 10 år, og rombehov i den forbindelse. Forventningen er at instituttet vil fortsette å vokse, særlig innen eksternt finansiert aktivitet.  Det er ønske om effektiv arealutnyttelse i kombinasjon med at virksomheten som drives krever stor grad av arbeidsro. Planen per i dag er at flere enn før skal dele kontor, men det er ikke nærmere definert siden det per i dag ikke er avklart hvilken bygning det kan bli snakk om. Det er lagt inn en antagelse om at fast vitenskapelige ansatte fortsatt skal kunne ha enekontor. Det er også lagt inn enekontor for lederstillinger og en andel av de eksternt finansierte, for eksempel seniorforskere. Når programmet skal anvendes på noe konkret vil man kunne definere nærmere hvordan fordelingen av enekontorer og delte kontorer/landskap vil bli.  Det er 450 ansatte i planen justert for planlagt aktivitetsøkning. Undervisningslokaler skal også være med. Det er planlagt for en framtidig samlokalisering uten at det foreligger noe konkret når det gjelder lokalisering. Dette er også et signal til eiendomsavdelingen om behovet. Parallelt jobbes det med kortsiktige løsninger, men det er ikke med basis i dette programmet, det kommer av at det blir flere på instituttet.

Sak 32/2015 Flytting internt ved Sogn Arena

Det trengs mer plass i fakultetsadministrasjonen, særlig på grunn av strategisk satsinger. Vi skal leie en del av 3. etasje, og Seksjon for forskningsadministrasjon på omtrent 20 personer flytter dit. En utfordring er å være bevisst på at man opprettholder kontakten i det daglige.

Arkivet vil flytte ut i landskapet, og arkivrommet vil bli omgjort til møterom.

Diskusjonssaker

Sak 33/2015 Melding om uønsket hendelse

Melding om uønsket hendelse var sendt direkte til LAMUs medlemmer. Det var en kort diskusjon om arbeidsgivers ansvar ved bruk av private fremkomstmidler og eventuelle ulykker.

Sak 34/2015 Møtedatoer for 2016

Følgende møtedatoer foreslås for 2016: 10. mars, 2. juni, 15. september, og 10. november. Det var ingen merknader til disse datoene.

Referatsaker

Sak 35/2015

Referat fra møte i AMU 01.06.2015 og 12.10.2015

Referat fra møte i Klinmed-LAMU 04.06.2015

Referat fra møte i IMB-LAMU 27.05.2015

Marian Berge la til at det har vært et problem å få opplæring i eco online siden Eva Isaksen sluttet. IMB har ikke hatt noen superbruker. Det er nå satt opp et workshop som egentlig forutsetter noe kunnskap. Det er også behov for kurs for nybegynnere og viderekomne. Behovet er meldt inn til HMSB fra HMS koordinator ved IMB, det er også rapportert i vernelinjen.

Sak 36/2015 Eventuelt

1. Martin Furan ønsket å ta opp renholdet i OUS-lokaler der det sitter UiO-ansatte. OUS innførte behovsprøvd rengjøring av kontorer en gang i måneden, mens UiO-standard er en gang i uka. Saken har vært i Klinmed, MED og AMU. Det var da snakk om en prøveordning der aktuelle områder skulle ha eget UiO renhold, men siden har ingen hørt noe og det har ikke skjedd noen ting. Diverse befaringer viser dårlig renhold, og instruks har visstnok vært å få i gang bedre renhold uten økte utgifter. AMU sentralt hadde saken oppe for ca et år siden.

   Unn-Hilde Grasmo-Wendler svarte at saken vil bli gått gjennom for å få rede på hva som har skjedd og hvor saken ligger nå. Vi vet ikke hva løsningen blir eller når det kan komme i orden, i første omgang fokuseres det på å utrede status i saken. Men dette skal følges opp til vi har en konklusjon og en løsning som innebærer tilfredsstillende rengjøring.

   Espen: Befaring på 5 enheter med Espen Liv og Appelqvist. Målet var at kontorene skulle vaskes etter UiO sin standard. Rengjøringen var altfor dårlig. OUS inspiserte også, og var enig i at det ikke var godt nok rengjort etter OUS standard heller. Vi har en avtale med OUS om HMS, og renhold ligger ikke i den avtalen.

   MED-LAMU ber administrasjonen om å sende en henvendelse til AMU om saken, jf sak 33/14 i AMU.

2. Trine orienterte – møter om bruk av BHT-tjenester kommer i neste uke. Tertialrapporter for enhetene ble delt ut i møtet. Det er mye aktivitet på IMB, men det har tilknytning til den virksomheten som drives der, eks dyrestall.

3. Faktaark 2 i Ark er litt vanskelig å svare på når det kommer to år etter Ark ble gjennomført. Vi skal gjøre vårt beste for å svare allikevel.

4. Renhold ved IMB. I forbindelse med etblodkurs manglet det papir i dispenserne på kurssaler. Det viser seg at det ikke ligger inne i renholdsavtalen. Det burde ha vært et krav i en renholdsavtale, og det bør tas hensyn til ved inngåelse av ny avtale. HMS-koordinator ved IMB skal ta det videre.

5. Neste år er det verneombud som leder møtene.