Referat instituttrådsmøte Helsam 23. november 2016

Kommentarer til referatet fra sist eller innkallingen

Det var ingen kommentarer til referatet fra møtet 14. september.

Diskusjonssaker

Instituttleder innledet med å presentere bakgrunn for saken. Det har vært et ønske om å se på dagens avdelingsstruktur fordi instituttnivået opplever noen utfordringer med strukturen og fordi vi samtidig opplever en utvikling i oppgaver og rapportering i linjen fra instituttleder og ut til avdelingslederne. Fakultetsledelsen er opptatt av at denne prosessen kommer i gang nå, og det er bakgrunnen for at saken nå legges fram for rådet. Mål for diskusjonen å få tilslutning til å gå videre med dette og sende ut til rådet forslag til prosess for arbeidet.

Grovt skissert tenker vi en prosess som starter med at avdelingene gjør en SWOT-analyse av dagens organisering og minst en alternativ modell for å skape en kontrast. Resultatene fra disse analysene behandles deretter av en arbeidsgruppe på instituttnivå som legger fram en anbefaling for instituttrådet.

Fra diskusjonen ble det blant annet stilt spørsmål ved

• Tidshorisont for arbeidet. Hvis strukturen skal endres så må en modell være på plass innen sommeren 2017 for å kunne implementeres fra 2018.
• Om dette er økonomisk motivert? Vi har i liten grad forventning om at en endring skal gi økonomiske gevinster
• Om vi kan åpne opp for individuelle innspill til arbeidet i tillegg til prosessen i avdelingene? Vi vil vurdere om vi kan ha et nettskjema for individuelle innspill.

Rådet ga tilslutning til at vi kan sende ut forslag til prosess til behandling pr epost. Dersom det er ønske om det så arrangerer vi et møte for å diskutere saken.

Instituttleder innledet med status for arbeidet: Det er satt ned en stor prosjektgruppe, og det er arrangert et oppstartsmøte for prosjektet. I oppstartsmøtet var det fokus på føringene for arbeidet. Vi skal både gå gjennom faglige og økonomiske argumenter for justeringer av porteføljen; treffer vi samfunnets behov, dekker vi områder hvor Helsam har særskilte fortrinn, konkurransesituasjon mot andre, hva er de økonomiske rammene vi får inn og hvordan samsvarer de med ressursbruken vår i det enkelte program. Mye av det videre arbeidet vil skje i mindre undergrupper. Instituttleder presenterer status for arbeidet for fakultetsstyret 13. desember.

Det kom innspill fra rådet på at ideelle organisasjoner bør være representert i referansegruppe, og at det tydeliggjøres at Jan og Marit deltar i arbeidet som fagpersoner og ikke avdelingsledere.

Årsplan 2017 - 2019

Instituttleder innledet med å presentere arbeidet bak fakultetets årsplan. Enkeltelementer i teksten er kommet til utenom den felles arbeidsgruppen og dermed ikke like godt forankret. Vi legger til grunn at vi kan bruke dette som et dokument der vi legger til aktiviteter eller egne punkter i tillegg som er relevante for Helsam.

Etter diskusjonen var det tilslutning til at følgende punkter innarbeides i Helsams årsplan

• Implementeringen av ny administrativ organisering
• Arbeidet med å vurdere organiseringen av fagavdelingene
• Opprettelse og bruk av Helsams vitenskapelig panel
• Under mål 1: Skrive fram prioritering av midler til primærhelsetjenesteforskning siden det er så stor skjevhet i finansieringsmulighetene
• Under mål 2: etablere et språk for innovasjon som ikke er kommersialiserbar
• Tydeliggjøre arbeidsdeling innen forskningsadministrasjon mellom nivåene
• Posisjonere oss mot UiOs tverrfaglige satsninger i Livsvitenskap og Norden

Status for arbeidet med budsjettet ble presentert. Det er gjennomført dialogmøter med 4 av 6 avdelinger og det samlede budsjettet var ikke kvalitetssikret tilstrekkelig til at det var hensiktsmessig å gå gjennom det.

Budsjettet ettersendes til rådet og vi setter opp til neste rådsmøte en gjennomgang med tanke på å utarbeide en revidert versjon.

Informasjonssaker

Kvalitetssystemet for forskning

Instituttledelsen ga en muntlig orientering om arbeidet med implementering av kvalitetssystem for forskning. Det pågår et større oppryddings- og læringsarbeid med tanke på kvalitetssikring av oversikten over forskningsprosjekter. Det skal leveres en rapport til fakultetet på dette innen nyttår.

Instituttledelsen ga en muntlig orientering om status i arbeidet med ny administrativ organisering. Vi er i sluttfasen av å tilsette nye avdelingsstøttepersoner. Vi vil legge vekt på internkommunikasjon om endringene på Helsam-dagen, og før og etter jul.

Nestleders rolle i instituttrådet til Helsam

Ledelsens gjennomgang er ikke blitt gjennomført i 2016

Informasjon om aktuelle saker

Det ble orientert om at Høyesterett har konkludert med at forskere ikke skal vurderes for førsteamanuensis eller professor-stillinger når man vurderer annen passende stilling i en oppsigelsesprosess.

Eventuelt