Referat instituttrådsmøte Helsam 31. august 2023

Kommentarer til referat eller innkallingen

Det var ingen kommentarer til referat fra møtet 11. mai 

Diskusjonssaker

Instituttleder innledet med bakgrunn for arbeidet. Fakultetsledelsen har utarbeidet en strategi for den perioden de er valgt for og vil i løpet av høsten konkretisere den i form av en årsplan for perioden. Vi gjennomfører innspillsmøter i alle avdelinger og i administrasjonen. Det er delvis gjennomført. Vi kategoriserer innspill og gjenbruker lokalt det som faller naturlig inn i kategorien tiltak i instituttets årsplan for samme periode.

• Noen stikkord som går igjen så langt er 
• Samlokalisering
• Tverrfaglighet
• Bærekraft
• Utvikle og styrke studieprogramporteføljen

Rådet ga innspill på at det er viktig at instituttet bruker anledningen til å løfte fram tiltak med stor relevans for Helsam og at det må sikres at tiltakene er realistiske å få gjennomført. 

Status i arbeidet med langtidsprognose ble presentert. Vi er med på piloteringen av et nytt verktøy og en stanardisert prosess for utarbeidelse av prognosen. 

Den foreløpige statusen for prognosen er at økonomien er krevende, og at vi overordnet har en utfordring med at vi har høyere aktivtetet enn det inntektene våre tillater. Samtidig er det begrensede muligheter for å redusere aktivitet på kort sikt. Et uønsket, men nødvendig virkemiddel for å oppnå balanse blir å kutte i internfinansierte rekrutteringsstillinger. Parallelt må det jobbes med tiltak som kan redusere omfanget av (undervisnings-)aktiviteten.

Rådet ga innspill på:

• at vi bør gi tilbakemelding til fakultetet på at volumet av  rekrutteringsstillinger vil være mer utsatt når den øremerkede finansiering fases ut
• at vi bør jobbe med tiltak for å øke innntektene knyttet til studiepoengproduksjon, flere emner kan være attraktive å åpne for andre enn programstudenter enten det er EVU eller studenter fra andre programmer uten at økt antall vil innebære noe særlig mer kostnader
  • at det i simuleringen bør utarbeides en kobling mellom endring i aktivitet og behov for støttefunksjoner (hvis vi forventer økning eller reduksjon i BOA-aktiviteten så bør det også gjenspeiles i årsverkene til forskningsadministrasjon, HR og økonomi) 

Instituttledelsen tar med seg innspillene til ferdigstilling av langtidsprognosen.

Kopi av endelig versjon ettersendes instituttrådet. 

Insittuttleder orienterte om den nasjonale fagevalueringen av medisinsk og helsefaglig forskning. 

NFR har åpnet for at vi kan løfte fram noen engne momenter i mandatet for evalueringen. Etter diskusjoner med avdelingslederne har vi konkludert med at de fem evalueringskriteriene som allerede er gitt er dekkende. 

Instituttrådet hadde ingen motforestillinger mot denne konklusjonen. 

Forslag til mandat vedtas av fakultetsstyret i september og oversendes deretter NFR. 

Vi kommer tilbake til arbeidet med evalueringen i senere møter. 

Regnskapstall for T2 er ikke klare ennå, men en foreløpig gjennomgang antyder en bedring i prognosen for bevilningsøkonomien. Det skyldes primært innsparinger i form av senere tiltredele i nye stillinger og økte inntekter i revidert nasjonalbudsjett.

Sentrale stikkord til ledelseskommentaren i denne runden vil være status for årets opptak til studieprogrammene, arbeid med samlokalisering og arbeid med strategi og årsplan for instituttet.  

Rådet ga innspill på at et forslag til ledelseskommentarer kunne ha vært utarbeidet uavhengig av at økonomirapporten ikke er klar. 

Kopi av virksomhetsrapportene oversendes rådet. 

Forslag til ledelseskommentar og økonomirapport sendes ut som en del av sakspapirene ved neste rapportering. 

Informasjonssaker

Vi har gjennomført "Ledelsens gjennomgang" uten at det er kommet fram vesentlig nye momenter i HMS-arbeidet. 

• Søker og opptakstall studier
  Foreløpige tall viser at vi gjennomgående fyller opp studieplassene på alle programmer. Unntaket er fellesgradsprogrammet EU-HEM som opplever fall i søkere, tilbud og ja-svar. Årsaken er sannsynlgivis at studieavgiften til programmet har økt. 
• Arbeidet med nye lokaler
  Vi avventer en avklaring av om det finnes alternativ til Slemdalsveien. 
• Personal-nytt
  Vi gikk gjennom en oversikt over nye faste ansatte siden forrige møte

Eventuelt

Instituttleder orienterte om mandat for fakultets gjennomgang av BM-porteføljen ved Helsam. Terje P. Hagen vil lede arbeidet.

Instituttrådet ba om at vi forbereder en diskusjonssak om Helsams policy for den enkelte ansattes IT-utstyr.