Referat
Sak 03/11 Orientering fra ledelsen
-
Prosjekt Internt handlingsrom ved UiO og fakultetet
v/ Unn-Hilde Grasmo-Wendler, leder av arbeidsgruppen ved fakultetet
Det er opprettet arbeidsgruppe på fakultetet:
- Unn-Hilde Grasmo-Wendler, assisterende fakultetsdirektør (leder av arbeidsgruppen)
- Knut Tore Stokke, kontorsjef Helsam
- Linda Helgesen, rådgiver Klinmed
- Rita Eng, seniorkonsulent IMB
- Mette G. Langballe, seniorrådgiver, økonomi
- Kari Hegerstrøm, HMS-koordinator
- Elisabeth Augdahl, vernelinjen
- Gry Bruland Larsen, NTL, felles tillitsvalgtrepresentant
Arbeidsgruppen ved fakultetet møtes ukentlig og gjennomgår forslag som er kommet inn. Idé-banken er åpen frem til 15. mai.
Arbeidsgruppen har nedsatt 2 ad hoc-grupper for å arbeide med følgende tema:
- Søknad om opptak på doktorgradsprogrammet, gruppeleder Knut Tore Stokke
- Honorering og reisegodtgjørelse for komitémedlemmer ved disputaser, gruppeleder Unn-Hilde Grasmo-Wendler
Gruppene skal se på hvordan prosessen er nå og gi forslag til hvordan prosessen kan løses på annen måte. Grupppene skal møtes 2-3 ganger. Ad hoc-gruppene skal sende sitt forslag til Arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen vil foreta avklaringer/høringer med instituttleder / kontorsjefer før endelig forslag sendes Styringsgruppen ved fakultetet.
Når det gjelder IHR-grupper sentralt på UiO så skal det 5. og 6. mai jobbes med hvilke områder man skal prioritere å arbeide med på sentralt nivå. Universitetsstyret skal vedta prioriterte områder 21. juni. - Valg av ledende fakultetsverneombud
Det skal velges nytt ledende fakultetsverneombud ved fakultetet. Dette velges av og blandt fakultetets instituttverneombud. Det vil bli avholdt et informasjon- og valgmøte tidlig i juni. Det vil bli gitt informasjon om oppgavene som er knyttet til vervet. Fakultetsdirektøren vil gi informasjon om fakultetets forventninger til vervet.
Sak 04/11 Orientering fra ledende fakultetsverneombud
Saken utgår da Elisabeth Augdahl hadde forfall til møtet.
Sak 05/11 Arbeidsmiljøundersøkelsen avholdt ved fakultetssekretariatet høsten 2010
Sakspapir (presentasjon gitt de ansatte på seminar i desember 2010) var sendt FAMU-medlemmene på e-post. Sakspapiret publiseres ikke på nett.
Det gjøres oppmerksom på at handlingsplan for bedre arbeidsmiljø foreløpig ikke er ferdig. Handlingsplanen skal utarbeides i samarbeid med verneombud ved fakultetssekretariatet og HMS-seksjonen ved UiO.
Sak 06/11 Rutiner mellom Teknisk avdeling og vernelinjen
Forslag til rutiner er utarbeidet.
Det var ett forslag fra vernelinjen ifbm. møte med UiO-direktør om IHR at vernelinjen kom inn når TA skulle leie nye lokaler, eller forlenge leien på lokaler samt renholdsavtaler.
Den spesifikke ordlyden er:
4. Brukerne ved verneombud skal bli hørt i forkant av inngåelse av leieavtaler for lokaler UiO ikke eier selv og bli informert om endringer av renholdsavtaler for å kunne ivareta arbeidsmiljø og inneklima.
Sak 07/11 Kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø ved Oslo universitetssykehus
Saken utsettes til neste møte da Elisabeth Augdahl hadde forfall til møtet.
Sak 08/11 Tilgang til Virksomhetsportalen i OUS
Dette er en sak som er meldt inn av ledende fakultetsverneombud. Det arbeides med at samordningsavtalen mellom UiO og OUS ivaretar dette. Det påhviler begge parter å gi hverandre innsyn og tilgang / gjestebrukerfunksjon på respektive nett slik at vernelinjen har tilgang på den informasjon de må ha i sitt virke som verneombud.
Sak 09/11 Midlertidige stillinger
Saken er meldt inn til ledende fakultetsverneombud som noe som er problematisk for en del av fagmiljøene. Mange av dem har mange midlertidig tilsatte.
Antallet midlertidig tilsatte skal ned i hele universitets- og høyskolesektoren. Forskere på prosjekter er stort sett eksternt finansierte. Vi har mange eksternt finansierte stipendiater, men også midlertidige innen andre stillingskategorier.
Flere midlertidig tilsatte føler usikkerhet ved å løfte problemer da de mener det kan få konsekvenser for forlengelse av tilsettingsforhold og/eller andre forhold knyttet til arbeidsforholdet. Dette gjelder spesielt stipendiater som har problemer knyttet til veilder.
Fakultetet har få personalsaker knyttet til veileder/stipendiat sett i forhold det store antalle ansatte vi har. Lederstrukturen er nå endret. Alle ansatte ved fakultetet har en formell leder nærmere enn tidligere.
I tillegg har man:
- verneombudene
- tjenestemannsorganisasjonene
- fakultetets forskningsombud for forskningsetiske spørsmål Peter Kierulf
- stipendiatforum (PhD-forum)
- varslingstjenesten ved UiO
Sak 10/11 IA-avtalen. Hvordan følger fakultetet opp denne??
Ledende fakultetsverneombud Elisabeth Augdahl etterspør en orientering fra arbeidsgiver.
UiO har gode og klare rutiner på oppfølging av sykefravær. Det er utarbeidet sjekkliste for oppfølging av sykefravær. Denne brukes av personalkonsulenter og ledere. Personalkonsulentene ved fakultetet har også ytterligere verktøy de bruker, fakultetet har utarbeidet et Excel-skjema. Området hvor fakultetet ser utfordringer er vurdering av restarbeidsevnen hos sykmeldte.
Sak 11/11 Renhold. Hvordan sikre at det er gode rutiner for dette og hvordan følger vi opp?
Meldt inn av ledende fakultetsverneombud.
Hovedregelen ved UiO: Hvor ofte lokaler rengjøres, varierer ut fra type lokale og hvor mye det er i bruk. Som en hovedregel vaskes kontorer en gang per uke. Sanitærrom og spiserom vaskes en gang per dag. Renholdsplan skal være satt opp i alle etasjer i nærheten av heis eller oppslagstavler. Renholdsfrekvensen skal fremgå av planen.
Forhold knyttet til renhold må tas opp med Renholdsavdelingen i Teknisk avdeling. Det er naturlig at dette er henvendelser som de lokale verneombudene får og må ta videre.
Erlend Huglen undersøker på Frederik Holsts hus mht renholdsplaner. Vi må stille krav til Teknisk avdeling om hyppigere renhold hvis det ikke er i samsvar med hovedregelen. Kanskje vi (enhetene) må definere hva som er rimelig nivå på renholdsfrekvensen hvis ikke renhold er tilfredsstillende.
For ytterligere informasjon:
HMS-koordinator tar saken ut til enhetene og verneombudene for oppfølging.
Sak 12/11 Støyproblematikk
Saken er meldt inn av ledende fakultetsverneombud.
Hun mener det kan være nyttig for FAMU å se på hvordan de ansatte opplever hverdagen sin med henblikk på støy. Hun ønsker å ta opp muligheten for å undersøke dette. Støy oppleves helt sikkert svært individuelt, men for dem som plages av dette kan kvaliteten på arbeidet bli redusert og plagene kan ha en negativ helseeffekt på den enkelte.
Det kunne vært aktuelt med støymålinger på Domus Medica da det er en god del byggestøy der.
Støyproblematikk generelt er noe vi må ta med i en eventuell arbeidsmiljøundersøkelse for hele fakultetet. Det er ikke rapportert inn problemer knyttet til støy foreløpig. Det er igangsatt et arbeid i universitets- og høyskolesektoren med å utarbeide en arbeidsmiljøundersøkelse for hele sektoren. UiO arbeider derfor ikke med et eget konsept/undersøkelse kun for UiO. Vi avventer videre arbeid med arbeidsmiljøundersøkelse ved fakultetet. Det er viktig å ha verktøy for å ivareta de utfordringene man får ved en slik undersøkelse. Det skapes forventninger i organisasjonen, og dette må tas på alvor før man går i gang med en undersøkelse.
Addendum fra HMS-koordinator:
Bedriftshelsetjenesten ved UiO er nå under oppbygging. Stillinger er under tilsetting. Det er midlertidig tilsatt ytterligere en ergoterapeut, Krenar Badivuku, og en yrkeshygieniker, Knut Andresen.
Sak 13/11 Arbeidsmiljøfokus 2011
AMU sentralt ved UiO behandlet innspillene fra fakultetene i møte 28. mars. Les mer om hva AMU-UiO vedtok, status for prosjektet og innspillene fra de andre fakultetene.
Assisterende fakultetsdirektør og HMS-koordinator vil jobbe med et utkast til handlingsplan for fakultetet. Instituttene må lage handlingsplan på instituttnivå. FAMU vil få saken til behandling.
Sak 14/11 Referatsaker
- Møte i det sentrale arbeidsmiljøutvalget v/ UiO 28. mars 2011
- Møte i LAMU ved Institutt for medisinske basalfag 18. mars 2011
Sak 15/11 Eventuelt
a) Strategiplan for FAMU samt forberedelse av møtene i FAMU
(Saken tatt opp av Randi Stene og Astrid Holø)
Utvalget bør ha en strategiplan og medlemmene bør ha en felles forståelse av hvilke saker som skal til FAMU. Hvilke saker skal utvalget arbeide med, kanskje over flere år? Alle medlemmene bes komme med innspill til saker vi kan/skal arbeide med.
(Addendum fra HMS-koordinator: IA-avtalen har vært meldt inn tidligere som aktuelt fokusområde for FAMU. Imidlertid bør vi finne områder innenfor det relativt store området som IA-avtalen er.
Delmålene for IA-avtalen er:
- Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent.
- Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres.
- Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år).
Punkt 3 (seniorpolitikk) er veldig godt ivaretatt på UiO så fokuset bør være innenfor punkt 1 og/eller 2.)
Bedre struktur på sakslisten. Mer forberedelse før utsendelse av sakslisten, den som gir innspill til saker må være konkret på hva som etterspørres, hva skal behandles, spesielt når medlemmet ikke selv er tilstede og kan korrigere/spørre ytterligere.
Sekretær bør definere sakene som informasjon-, diskusjon-, vedtakssak.
Sakene bør tillegges "intern saksbehandler" der hvor fakultetsdirektøren/HMS-koordinator ikke selv holder innlegg - f.eks. IA-avtalen hvor Astrid Holø skulle informere.
Addendum:
Sekretær utarbeider et "innmeldingsskjema for saker". Dette vil kanskje ivareta litt av strukturen medlemmene etterlyser.
b) Trafikale problemer på Blindern/Rikshospital-området
(Saken tatt opp Eva Østby Magnussen)
Parkeringshuset v/ Rikshospitalet
Det har nå vært 2 hendelser den siste uken knyttet til trafikksituasjonen ved parkeringshuset på Rikshospitalet. Det må meldes til Teknisk avdeling / UiO sentralt for videresending til rette offentlige instans.
Det må gjøres noe med krysset hvor trikk, bilvei og fortau/fotgjengerovergang møtes.
HMS-koordinator tar dette videre i linjen.
Fotgjengerfelt v/ Forskningsveien trikkeholdeplass
Merkingen av overgangen er nå forsvunnet, det er store hull ved trikkelinjen som forværrer overgangsmuligheten.
Dette må også meldes til Teknisk avdeling / UiO for videresending til rette offentlige instans.
HMS-koordinator tar dette videre i linjen.
c) Håndtering av eletronisk avfall v/ Avdeling for farmakologi
(Saken tatt opp av Eva Østby Magnussen)
Dette kastet på samme sted som tidligere.
Til orientering til FAMU så er det nå valgt ny studentrepresentant til FAMU:
Sigbjørn Møystad Fønnebø med Silvia Hasle Mo som vara.
Disse tiltrer umiddelbart da de ble valgt på valgallmøte 15. april 2011.