Referat fra møte i MED-LAMU torsdag 4. mars

Sak 1/2021 Godkjenning av innkalling

Innkallingen ble godkjent. Møtet startet med en presentasjonsrunde.

Sak 2/2021 Godkjenning av møtereferat

Referat fra møte 19. november 2020 ble godkjent.

Sak 3/2021 Orientering fra ledelsen

Fakultetsdirektør Unn-Hilde Grasmo-Wendler (UH) orienterte. Det er to saker hun ønsker å orientere om; en arbeidsmiljøundersøkelse som er gjennomført, samt planer for gjennomføring av ARK.

I november lagde vi i fakultetsadministrasjonen en arbeidsmiljøundersøkelse for å finne ut hvordan de ansatte har det på hjemmekontor og hvordan de blir fulgt opp, og i tillegg hva de rådet ledelsen til å gjøre noe med. Vi tilbød også undersøkelsen til enhetene, og både Helsam og Klinmed har brukt den med lokal tilpasning. Undersøkelsen hadde avkrysningsspørsmål samt noen fritekstspørsmål.

Undersøkelsen i fakultetsadministrasjonen viste en ganske stor tilfredshet med hjemmekontor. På sikt ønsker mange en kombinasjon av hjemmekontor og fysisk tilstedeværelse. Det var også behov for noe utstyr til hjemmekontoret.

Det kom i tillegg fram et veldig tydelig ønske om mer sosial kontakt med kolleger. Vi fikk mange klare tilbakemeldinger med konkrete forslag om hvordan det kan skapes et mer sosialt miljø også i en situasjon med hjemmekontor. Vi følger opp med en konkret plan bl.a. tilbyr vi sammen med instituttene en hjemmekontorpakke. Det skjer mye, også som ikke har med pandemien å gjøre, og det er viktig å jobbe aktivt med arbeidsmiljøet nå. Også når vi skal åpne for tilstedeværelse igjen er det viktig å gjøre det på en god måte. Dette har vi løst ved å etablere en «Tenketank for arbeidsmiljøet» i fakultetsadministrasjonen.

Elisa Bjørgo (EB): Ved NCMM ble det gjort en lignende undersøkelse i forbindelse med vernerunden og der har man fått mange av de samme resultatene. Mange ansatte ved NCMM er internasjonale forskere og mange har utfordringer knyttet til at de bor alene og har mindre sosialt nettverk i Norge.

Irene Auke (IA): Tidligere var det veldig strengt med hjemmekontor, flere opplevede en innskjerping som hadde stor påvirkning på arbeidsmiljøet. Hun mener koronaen har endret hvordan mange tenker rundt dette, og håper at man tar disse erfaringene med seg videre. Det bør tilrettelegges bedre for hjemmekontor framover.

UH kan ikke nå si hvordan det blir framover, for det er noe som bestemmes på et annet nivå. Men hun tar med seg tilbakemeldingen og er enig i at det er viktig å se på hvordan man bruker de erfaringene vi har gjort oss i denne perioden. Men vil i denne omgangen vente og se hvordan universitetsdirektøren og HR-direktøren følger opp dette videre.

UH ønsker også å orientere om status for ARK, som var fokusområde i fjor. For å få rikelig med tid, og forberede oss godt nok, er det bestemt at fakultetet gjennomfører en ARK-undersøkelse våren 2022. Det er viktig at det blir en god og positiv opplevelse for alle enhetene. Planen videre er å gjennomføre ARK fast hvert tredje år.

Stina Mosling: Dette er forenlig med de nasjonale anbefalingene som anbefaler at man har ARK hvert tredje år, og at man kjører det samlet på hele fakultetet. Den grove skissen er at våren 2021 blir det planlegging, til høsten skal man gjennomføre opplæring og informasjon, mens gjennomføring blir våren 2022.

Sak 4/2021 Orientering fra lokalt hovedverneombud (LHVO)

Det var et veldig godt valgmøte når nytt LHVO skulle velges. Alle som er ledende verneombud er genuint opptatt av å arbeide med arbeidsmiljø, selv om man har mye annet å holde på med. Det var enighet om at de vil ha faste møter gjennom året.

Sissel har også deltatt i møter med andre LHVO på UiO, og det var mye tips og erfaringer å ta med seg derifra.

Ved Helsam har det også vært gjennomført en undersøkelse slik UH har nevnt. Det var interessant at det var mange vitenskapelige som hadde besvart undersøkelsen. Stort sett fungerer det greit, men man savner kolleger. For de vitenskapelige var det litt mangel på oppfølging fra leder, samt at man savnet noe utstyr for hjemmekontor. Det har blitt satt i gang innkjøp av utstyr. Men det som gjelder kontakt med leder og så videre er det viktig at blir fulgt opp.

I tillegg var det ønske om veiledning og hjelp for ergonomisk utforming av arbeidsplassen på hjemmekontor. Her er det lurt at man benytter seg av tjenestene BHT tilbyr. Sissel har også sagt til ledelsen på Helsam at det kan være nyttig å gjenta undersøkelsen når det har gått litt tid. Det er også behov for løpende informasjon, også når det ikke er noe nytt å informere om.

UH nevner at instituttleder ved Helsam har vært flink til å informere kort og presist på e-post gjennom pandemien.

Sak 5/2021 Fokusområde

LAMU inviteres til å komme med forslag til og diskutere fokusområde for 2021. Et nærliggende tema er pandemiens påvirkning på arbeidsmiljøet, men det kan også være andre temaer som er relevante.

På bakgrunn av dette, er det viktig å ta utgangspunkt i hva som fungerer godt.

IA har fått en hev/senk-pult til hjemmekontoret, og det har vært viktig for arbeidsmiljøet hennes, for å nevne et eksempel på tiltak. Det er viktig at den enkelte husker å bevege seg, og ikke blir sittende statisk i mange timer om gangen. Fra tidligere vet hun at veldig mange jobber om kveldene, hjemmefra, og mange flere timer enn vanlig arbeidstid. Dette gjelder særlig vitenskapelig ansatte.

EB: Nå har vi hatt en unntakstilstand som har vart lenge. Det kommer til å ha konsekvenser, både fysisk og psykisk, for hele samfunnet. Det er ikke alt arbeidsgiver er herre over, men det påvirker den enkelte arbeidstaker uansett. Folk har behov for å føle at de er en del av noe større, og ikke bare sitte ved et bord alene hjemme.

UH: Vi har fått tilbakemelding om at for eksempel allmøter fungerer bedre digitalt, for det er lettere for alle å delta. Men hverdagskontakten har i stor grad falt bort.

Thoril Kristiansen (TK): Arbeidsmiljøsituasjonen knyttet til pandemien er et godt fokusområde. Vi skal i denne situasjonen også over på nytt system (BOTT), mens vi antagelig har hjemmekontor, og det er en ekstra utfordring. Det kan bli vanskelig for en del å takle såpass store endringer som BOTT innebærer for mange mens man er i en situasjon der mye fra før av er endret og annerledes enn en normalsituasjon.

EB: Det er også mange nyansatte som har kommet til, og det er mange utfordringer knyttet til det i denne perioden.

LVHO: Det handler mye om det å bli sett for den enkelte. Mange av de vitenskapelig ansatte føler seg litt isolert, og har hatt store utfordringer med overgang til digital undervisning. Bare det å bli sett og ha en kanal der man kan snakke sammen kan gjøre mye.

Katrine Ore: Oppfølging av effektene av pandemien blir viktig de neste par årene. Arbeidsprosesser endrer seg, og måten vi kommuniserer på. Skjer det noe med omgangstonen når vi slutter å møtes fysisk? Det er noe vi bør diskutere nærmere. Negative tilbakemeldinger og negative presseoppslag er vanskeligere å håndtere når man sitter på hjemmekontor.

SM: Koronasituasjonens effekt på arbeidsmiljøet er et godt fokusområdet. Det er uhyre viktig at vi lærer av de erfaringene vi gjøre oss nå, og at vi tar med oss det positive, men også jobber med å håndtere det negative.

IA: Det kan blir ganske stor frustrasjon når vi går over til BOTT 1. mai. Det er store endringer for mange. Det må settes av mye ressurser til opplæring, for det kan føre til store problemer i arbeidsmiljøet for den enkelte.

UH har stor tillit til hvordan UiO planlegger gjennomføringen av nytt økonomi –og personalsystem, og tror at det skal gå fint. Men det krever en innsats fra mange.

LAMU ble enige om at pandemiens påvirkning på arbeidsmiljøet er fokusområde for 2021. Det bør avgrenses og konkretiseres. Hva er det vi ønsker å vite mer om, og hvordan jobber vi konkret med det? LAMU bes om å tenke på det, og gjerne sende innspill fram til neste møte.

Sak 6/2021 Årsrapport for 2020

Forslag til årsrapport for 2020 ble godkjent.

Sak 7/2021 Referat fra vernerunde Sogn arena

Sjekkliste og tiltaksplan fra vernerunde ble tatt til etterretning. 

Sak 8/2021 Plan for bruk av BHT i 2021

Vedlegg: plan for bruk i 2021. Planen for Helsam er lagt til etter møtet. BHT har ikke hatt mulighet til å prioritere årsrapport for hver enkelt enhet denne gangen, men har laget Årsrapport for UiO.

Sak 9/2021 Referatsaker

Referat fra LAMU ved NCMM 16.09.2020

Referat fra Klinmed-LAMU 17.09.2020 og 26.11.2020

Referat fra IMB-LAMU 11.09.2020 og 21.11.2020

Referat fra AMU 21.09.2020 og 23.11.2020

Eventuelt

LHVO: Er interessert i mer informasjon når det gjelder gruppen som jobber med arbeidsmiljø i fakultetsadministrasjonen. Det er viktig at man ser at innspill fra undersøkelsen blir fulgt opp. Ønsker å bli med på et møte i gruppen, og se hvordan de jobber. Det kan være en måte å jobbe med fokusområdet videre på.

UH: Undersøker med gruppen først, og så kommer det invitasjon til LHVO.