Tid og sted: 18. november 2021 09.00-10.30, Pasteur møterom og zoom-digitalt møterom.
Deltakere:
Arbeidsgiver: Hans Mossin, Elisa Bjøro, Thoril Kristiansen
Arbeidstaker: Sissel Aastorp, Irene Auke, Karen-Marie Heintz
Studentrepresentant:
BHT: Trine Evensen
Sekretær: Elisabeth Olsen/Karen-Marie Heintz
Observatør: Stina Mosling
Saksliste
Sak 28/2021 Godkjenning av innkalling
Innkalling ble godkjent
Sak 29/2021 Godkjenning av møtereferat
Referat fra møte 16. september 2021ble godkjent
Sak 30/2021 Orientering fra ledelsen
Det har blitt foretatt vernerunde ved MED-FAK, og det er noen utfordringer på luft, lys og varmeregulering. Man ønsker å jobbe videre med blant annet luft problematikk som er satt opp som punkt i handlingsplanen.
Det har blitt avholdt et ekstraordinært IDF, med sak UIO IT. Dette blir fulgt opp i de nærmeste IDFene ut til på våren. Fakultetet har satt ned en gruppe som skal se på UIO IT og den inneholder representanter fra IMB, Helsam, Klinmed og dekanatet.
Notat 2 fra USIT er lagt ut og handler om å sentralisere IT støtte. Det er store ulikheter mellom fakultetene på hvor mye man har investert i IT støtte og der det er investert mye som MATNAT og MED blir det mindre gunstig med sentralisering.
IA: MED-FAK er i en særstilling og har lokaler over store områder noe som krever ekstra IT support. Klinmed har behov for egen IT-support for undervisning hvor man trenger support umiddelbart.
HM: Dette er enighet rundt dette og det blir adressert med USIT
Det ble avholdt et budsjettseminar forrige uke hvor ledelsen ved fakultetet og Instituttene var samlet. Det har blitt vedtatt å holde årlige budsjettseminar, men dette var ikke mulig under Korona pandemien.
UIO Campus Sør er et samarbeid med Sørlandet sykehus om å utdanne medisinstudenter fra 4-7.år. Sykehuset er spredt på tre lokasjoner med hovedtyngde i Kristiansand. Dekanatet besøkte sykehuset og ledelsen fra Sørlandet sykehus har vært på besøk i Oslo. Det ble diskutert ressursbruk og rammene for prosjektet.
Sak 31/2021 Orientering fra lokalt hovedverneombud (LHVO)
LVHO deltar på møter med de andre verneombudene fra fakultetene og hovedverneombud. Møtene er uhøytidelige og man får kjenne på pulsen til UIO. Hovedfokus er korona og å komme tilbake til arbeidsplassen. Det er stor ulikhet i håndtering av tilbakevendingen, men dette er grunnet store ulikheter på de ulike fakultetene. Det var mange som utrykte bekymring for registrering i DFØ. De som jobber i EU prosjekt og har møte sent på kveld eller laboratoriearbeid utover kveld. Da er problemet med kjernetid i DFØ.
IA: Viktig å følge arbeidstidbestemmelsene i arbeidsmiljøloven
Før klarte systemet å telle timer, nå går ikke det.
SM: det må mekkes til lokalt slik at slike ting må man finne et system som passer der man jobber.
HM: Systemet gjør oss oppmerksom på hva reglene er. Viktig at vi følger arbeidstidsbestemmelsene.
LVHO har møter med ledende verneombud på instituttene og har hatt ekstra møter på IMB og Klinmed.
VO på Klinmed mener LAMU møtene der fungerer godt. Det har også blitt etablert en avtale mellom Klinmed og UIO om at brannvernopplæringen ikke skal ligge hos VO men i linjen. Hos Klinmed skal administrativt ansatte/tekniskstillinger delta i ARK. De som ikke er omfattet av Medarbeiderundersøkelsen på OUS.
VO på IMB informerte om vernerunde og en sak hvor også Hege Lynne var informert hvor spørsmålet var hvem som kan velges som verneombud. Dette skal adresseres i LAMU. Det var også positivt at lærere og studenter tilbake ved IMB.
Ved Helsam har det også om vernerunde i Fredriks Holsts hus og Forskningsveien 3A. Her var det en del tilbakemeldinger om lys, luft og varmeregulering. Det har vært innbrudd i Forskningsveien som har blitt rapportert inn. Blant annet ble heisen ødelagt (IA). Det blir ryddet opp i etasjeansvarlige etter omorganisering og lenge siden brannøvelse
Verneombud fra NCMM var ikke tilstede og dette følges opp av LHVO.
Sak 32/2021 Fokusområde
Orientering ved Stina Mosling:
Fokusområde 2021 er Korona situasjonen og tilbakevending til arbeidsplassen. Det ble snakket om sist at dette er første gang vi gjør dette og at vi må se på rammene som Universitetsledelsen gir. Det meldes om at mange er tilbake fra Instituttene. Det finnes lokale utfordringer. Noen har celle kontor og det går greit, mens andre steder har man åpne kontorlandskap og det er mer utfordrende med digitale møter. Diskuterer praktisering på tvers for å oppnå en så lik håndtering som mulig.
MED-FAK’s tenketank for arbeidsmiljø skal videreføres og syv av de åtte som har sittet i gruppen ønsker å fortsette.
SA: veldig fint at tenketanken forsetter. Fint måte å jobbe med arbeidsmiljø.
HM: viktig at alle tar ansvar for arbeidsmiljø
SM: Det er kjøpt inn nye stillerom/stillepoder for å kunne ta telefoner og korte møter som er plasser ut i lokalene på Sogn Arena. Disse er ment å brukes til korte møter og telefonsamtaler.
HM: Disse fungerer bra med hensyn på lys, lyd og luft.
Sak 33/2021 Status for gjennomføring av ARK ved fakultetet
Orientering ved Stina Mosling
Status i ARK prosessen er at vi forbereder og planlegger gjennomføringen ved MED-FAK og Instituttene. Det har nå blitt satt flere datoer. Spørreundersøkelsen blir sendt ut 31. januar og ligger ute i 3 uker. Opplæring av ledere og verneombud i regi av NTNU vil skje i januar og mars når man skal gå i gang med en ny fase av ARK prosessen. Det er viktig at ledere og verneombud deltar på den samme opplæringen og at denne blir gitt på tidspunkt i prosessen hvor man trenger den.
EB: kommer opplæringen på engelsk?
SM: NTNU kan ikke gjennomføre opplæring på engelsk. Karen-Marie(NCMM) og Stina kjører dette på engelsk.
IA: Kommer det purringer på undersøkelsen?
SM: Det kommer 2 automatiske purringer.
Opplæringen av ledere i mars vil bli 2 tre timer opplæring, en for tolkning av resultat og forberedelse til kartleggingsmøte og en til forberedelse til tiltaksmøte. Det er gode faglige grunner til at disse to møtene skilles. Kartleggingen er en viktig prosess og modning/refleksjon rundt det som kommer frem, før man blir konkrete på tiltak. Når man skiller de to møtene er det lettere å få til dette.
Det er lagt opp til kartleggingsmøte før påske og tiltaksmøte etter, men dette er fleksibelt. I mai skal det fylles ut et faktaark av leder og VO. Her beskrives hvilke tiltak man har bestemt seg for og man evaluerer hvordan de er fulgt opp så langt. Før sommeren skal ARK-prosessen evalueres.
HM: hvor mange omfattes prosessen av?
SM: Vi kartlegger nå og ikke helt klart. Før jul vil listene over deltagere være på plass. Det vil komme noen begrensninger på stillingsprosent og hvor lenge at man har vært ansatt i mer enn 3 måneder, men alle kan delta i etterarbeidet.
HM: I uke 9 kommer resultatene, hvor kommer de fra?
SM: NTNU de sender ut spørreundersøkelsen og følger opp svarene. Det blir ikke generert rapporter på grupper bestående av færre en 5 medlemmer. Disse gruppene må benytte overliggende rapport til etterarbeidet. De lager en rapport med statistikk, standardavvik. Den er anonym og det blir ikke skilt på kjønn, lokalisasjon, alder. Vi bør be om rapport om vitenskapelig ansatte, stipendiater og tekniskansatte. Disse rapportene er tilgjengelig ned til instituttnivå.
EB: Hva gjøres når forskningsgruppene er små?
KMH: Disse gruppene må benytte overliggende rapport til etterarbeidet.
SM: Akkurat nå klargjøres nettsidene og disse ble vist frem i møtet.
Vi har latt oss inspirere fra HF. Her får man blant annet en oversikt over de ulike fasene i prosessen og man kan klikke seg inn og finne informasjon om hva skjer her. Hva må leder og VO tenke på. Skal være enkelt for alle å forstå.
SA: når blir det klart?
SM: Målet er i desember for å ha det klart ved informasjon om at undersøkelsen kommer og den også kommer på engelsk. Må ha egne bilder fra MED-FAK. Det kom flere forslag om folk som kunne ha bilder.
Det neste som skal skje er et ledermøte 30.11. Inviterer med LHVO. Målet med møtet er å øke forståelsen av at ARK er et prosessverktøy og at man kan jobbe med arbeidsmiljøet i møtene og kontinuerlig i etterkant.
SA: Viktig å ikke bare fokusere på metode, men prosess.
EO: Å ha et positivt fokus er viktig. Hva er ting vi skal vi ta med videre, hva kan an fokusere på å få til bedre. Noen ganger er det en god grunn for at det ikke er bra og det er viktig å ta en utsjekk med virkelighet under avklaringsmøtet.
SM: Viktig å fokusere på de positive og på de tingene som gir energi.
HM: Resultatene er ikke anonymisert for ledere og for noen det kan bli vanskelige problemstillinger. Dette er det viktig ikke å glemme.
SM: Ledere får opplæring for å takle dette.
SA: Bør tiltakene tas opp i løpet av høsten?
SM: Det bør diskuteres om det bør settes opp et punkt om oppfølging av tiltak.
EO: Disse tiltakene skal det jobbes med helt til neste gang det kjøres undersøkelse.
SM: Det er mulig å velge tilleggsmoduler: forskningsetikk og jobbusikkerhet, omorganisering. Det er viktig å ikke velge tilleggsmoduler som ikke følges opp. De to første mest aktuelle. Valget av modul legger noen forventninger om oppfølging.
HM: Det ser ut til at arbeidet er være i rute.
SM: Vi ønsker oss høy svarprosent for relevante rapporter.
EO: NTNU har sirkel for oppfølging som kan tas inn.
SM: Viktig at ARK framsnakkes fra LAMU
Vedlegg: ARK ppt. vist i MED-LAMU
Sak 34/2021 Møteform
Til diskusjon: Hvilken form ønsker MED-LAMU at møtene skal ha framover? Er det ønskelig å ha fysiske møter, hybride møter eller rent digitale møter?
IA: Det er ønske om hybride møter spesielt fra de som har lang avstand. Erfaring er at zoom fungerer bra og at tidsbruken er bedre på hybrid/zoom.
TK: Ikke så begeistret for hybrid, men bra å kunne stille ved litt sykdom. Ser at det er mer inkluderende og at det kan være lettere å få dagene til å gå opp. Det er opp til den som leder møtet.
HM: I fint vær kan både mosjon og litt luft være bra.
BHT: Støtter begge synspunkt. Mye å si at de som sitter på skjerm inkluderes. Dette klarer vi her, men det blir mye mer spontant i samme rom.
SA: Hyggelig å møte fysisk. Setter pris på mulighet til hybrid møte i en travel hverdag og dette rommet fungerer godt. God inkludering.
SM: Støtter muligheten for hybride møter, men ønsker å møtes noen ganger.
KMH: Både fysiske og digitale møter fungerer fint, men ønskelig å møte noen ganger for å bli kjent.
EO: Det beste er å møtes, men bedre med hybrid enn å måtte melde forfall.
HM: Foretrekker fysisk møte, men fint å ha hybrid om det ellers ikke går. Hybrid fungerer bedre når vi er bedre kjent.
Konklusjon: Forsetter å åpne for hybrid.
Sak 35/2021 Møtedatoer 2022
Forslag til møtedatoer i 2022 er følgende torsdager fra kl 9 til 10.30:
3. mars
9. juni
15. september
17. november
SA: Det er lenge til møtet i mars. Kunne man legge det før?
EO: Det første møtet legges da på grunn av LAMU seminaret som skal legge føringer for arbeidet i LAMU kommer på begynnelsen av året. AMU rapporten legger opp til fokus på psykisk helse og psykososialt arbeidsmiljø
SA: Det kan kanskje komme opp behov for diskusjon om ARK tidligere enn mars. Kunne man tatt et ekstraordinært LAMU om det skjer?
HM: Ved behov kan vi legge til et ekstra LAMU møte.
SM: Etter opplæringsrunde i januar kan vi ta en fot i bakken og se om det er behov for LAMU møte.
BHT: Ha lav terskel for et ekstraordinært møte.
Konklusjon: Møteplan ble vedtatt.
Sak 36/2021 Referatsaker
Referat fra AMU 20. september 2021
Eventuelt
BHT: Det kalles inn handlingsplanmøter til bruk av tjenester fra BHT. Planlegging av hva BHT skal benyttes til. BHT har en kurs portefølje som det kan bestilles fra.
SA: I forbindelse med dagen for psykisk helse var det mange bra arrangement, men det var lite oppmøte. Lite informasjon.
SM: Det drukner litt i eposter. Vi bør finne måter å øke deltakelse.
I 2022 er det arbeidstakersiden som leder MED-LAMU.