Deltakere
- Arbeidsgiver: Gaute Frøisland, Thoril Kristiansen
- Arbeidstaker: Sissel Aastorp, Irene Auke, Katrine Ore
- Studentrepresentant:
- BHT: Trine Evensen
- Sekretær: Karen-Marie Heintz
- Observatør: Stina Mosling
Sak 1/2022 Godkjenning av innkalling
Innkallingen ble godkjent
Sak 2/2022 Godkjenning av møtereferat
Møtereferat fra MED-LAMU 18.november 2021 ble godkjent
Sak 3/2022 Orientering fra ledelsen
GF: ARK blir en viktig prosess nå som folk kommer tilbake fysisk på plass men det går sakte. Det er ca. 1/3 tilstedeværelse bland annet grunnet sykefravær og vi er spente på veien fremover. Det medisinske fakultet følger UiOs strategi på området.
I fakultetsstyremøtet om en uke skal blant annet formaliseringen av store SHE tas opp. De legges administrativt under Det medisinske fakultet. Det er et ønske om avtale om administrative tjenester fra fakultetet.
Sak 4/2022 Orientering fra lokalt hovedverneombud (LHVO)
SA:
Møte med LHVO/HVO:
- I slutten av mars skal det holdes lunsj til lunsj møte med ledelsen ved UIO og på agendaen står verneombudets rolle i varslingssaker.
- Møte med Trond Gran Larsen fra enhet for HMS og beredskap som informerte om styringssystem for brann. Det finnes gode kurs som ledere bør ta i regi av HMSB. Det er et ønske om at vi setter brann på agendaen i LAMU.
- SM: Dette er et punkt vi gjerne kan sette opp på agendaen
Møte med verneombud (ledende verneombud på instituttene og NCMM) og verneombud på REK:
Det ble oppfordret til å delta på LAMU seminar 4.april med tema ¨arbeidsmiljø med fokus på det som virker¨. Sissel skal holde innlegg om MED-LAMU som eksempel på LAMU som fungerer godt.
- Rapport fra enheter
- Klinmed: Det ble orientert om hvordan ARK organiseres der. Flere har to ansettelses forhold og en alternativ plan er lagt for gjennomføring av systematisk HMS oppfølging på Klinmed. De er allerede i gang med medarbeidersamtaler for vitenskapelige. Det blir obligatorisk samling 2023. Verneombudet melder at dette har vært en god prosess. Det er en fare for at anonymiteten blir borte når psykososiale forhold adresseres i medarbeidersamtaler og dette er et viktig poeng.
- NCMM: Verneombudet fryktet at svarprosenten i ARK var lav og mente at mange ulike nasjonaliteter med annen kultur for HMS bidrog til dette.
- REK: Verneombudet var spent på resultat fra ARK. I REK er de på vei tilbake til arbeidsplass og verneombudet har månedlige møter med leder.
- IMB: De har mistet 3 nøkkelspillere innen HMS. Følte press på at dette var mye å følge opp. Det er viktig med god rolleforståelse og at hva som er ansvar for leder/verneombud.
- FAKADM: Rapporterte per epost at MEDFAK at allmøte 15 og at de i morgen skal ha oppfølging av vernerunde.
- Helsam: Hadde i mars vernerunde i Fredrik Holts hus. I tillegg var det utfordringer med å få svarprosenten i ARK.
Sak 5/2022 Fokusområde 2022
MED-LAMU skal velge et fokusområde for 2022
SM: To områder som peker seg ut som naturlige er
- Tilbakevendelsen til arbeidsplassen og ARK
SA: AMU konferansen bør legge føringer for hva vi bør legge fokus på
SM: ARK passer jo godt inn der som fokus på det psykososiale
KO: I Forskningsadministrasjonen har det blitt satt i gang et bra tiltak som kalles Dytt hvor man skal gå 10000 skritt per dag (trenger ikke bare være skritt, f.eks. så får man 500 skritt for en kjøttfri dag). Tiltaket trekker folk inn og spiller de på lag noe som er miljøskapende.
SA: Bra tiltak for arbeidsmiljøet. Det er et ønske om at tenketanken ved fakultetet fortsetter.
SM: Det er viktig å tenke langsiktig og ta med det vi har lært av pandemien.
SA: Det er viktig å fortsette med mulighet for hybride møter og det er ikke noe problem å bli med på zoom.
IA: Det er spørsmål rundt hvilken myndighet leder har til å godkjenne hjemmekontor. Det er masse smitte og stor risiko for å bli syk. Leder bør få mulighet til å gi hjemmekontor og ha mulighet til å være fleksibel.
SM: De har den myndigheten og de må vurdere hvert tilfelle mot hensynet til driften.
SA: dette henger sammen med fokusområde og alle bør få den samme informasjon ut. Dette går direkte på arbeidsmiljø og tillit mellom leder og ansatt.
Konklusjon fokusområde for 2022: ARK
Sak 6/2022 Årsrapport for 2021
Årsrapporten for MED-LAMU gått igjennom til orientering
Sak 7/2022 ARK
SM: Svarprosent for fakultet ble informert om og dette kommer som en aktueltsak i dag eller i morgen.
Det er ingen overvåkende enhet og rapport går rett til leder. Det er leders ansvar å følge opp og videreformidle rapport. Det har vært litt diskusjon rundt når leder bør ha møte med verneombud. Bør dette skje før eller etter opplæring.
Rapporten defineres som et internt arbeiddokument for enheten frem til tiltaksplan og prosess avsluttet. Det gis ikke innsyn i saken før ARK prosessen er gjennomført. Universitetsjournalister kan være interessert i innsyn så derfor er det en policy for alle saker, slik at fokuset blir på ARK prosess og ikke mediasak. Ansatte får rapporten presentert i kartleggingsmøte og ettersendt etter møtet.
KO: Det vill vært en avsporing mens en eventuell sak pågår. Viktig med klare retningslinjer for innsyn.
SM: Det ligger klare råd på ofte stilte spørsmål på ARK nettsider.
BHT: Er det ingen som rådgir lederne? For det vil være ulikt hvilket blikk lederen har på resultatene.
SM: ARK arbeidsgruppen gir et tilbud om å få hjelp som kan etterspørres, men vi overstyrer ikke. HR-leder får tilgang til rapport og kan også gi råd om hjelp.
GF: Det er viktig med retningslinjer for kommunikasjon utad.
SM: Vi gir råd til lederne om hvordan de best gir ut rapport og følger opp, men det er ingen garanti for at de gjør det.
IA: Hvilket nivå kommer det rapport på.
SM: Det vil ikke gis ut rapport på grupper under 5 svar. Det er omtrent 40-50 ledere med rolle i ARK på MED og hvem som har rolle i ARK ble avgjort av enhetene i en prosess før jul. Dette håndteres litt ulikt på enhetene så noe mer detaljert svar er vanskelig å gi.
KO: 5 er en anonymiseringsstandard SSB bruker. Koblingsnøkkelen ligger hos NTNU og blir slettet etter en tidsperiode noe som sikrer anonyme data.
SM: spørreundersøkelsen er bare en liten del av prosessen og det gir best grunnlag om man kan være ærlige i kartleggingsmøte.
IA: Noen ledere som selv synes de gjør en god jobb, men kan få dårlige svar kan finne ut hvem som har svart.
SM: Dette er ikke anbefalt fokus og adresseres i opplæringen. Arbeidsmiljø er alles ansvar, både ansatte og leder.
SA: Det er mange tilfeldigheter og mange grunner til at ting er som det er derfor er det viktig å poengtere at dette er en prosess hvor ingen skal stilles til veggs, men vi skal jobbe sammen.
KO: I spørreundersøkelsen er det ikke et fokus på relasjon til andre enheter.
SM: Det er viktig å adressere dette i kartleggingsmøtet. Spørreundersøkelsen ikke hele kartleggingen
TK: godt poeng, kommer dette på opplæringen?
SM: Ja
Klinmed: Under planleggingen av ARK ble det klart at Klinmed vil ha utfordringer med deltakelse og relevans, for de ansatte som har delte stillinger som deltar ved OUS medarbeiderundersøkelser.
Det er viktig at arbeidsmiljø må følges opp systematisk, men om ARK ikke fungerer skal ikke tres nedover hodet. Klinikkene holdes utenfor ARK, men må følges opp systematisk på annen måte (Vedlegg: Referat fra ekstraordinært møte i Klinmed-LAMU og Gjennomføring av arbeidsmiljøtiltak i klinikkene ved Klinmed 2022/2023)
Det har blitt gjennomført konstruktive møter med klinmed. Det blir en individuel oppfølging i medarbeidersamtaler og avdelings vise møter i 2023 med fokus på psykososialt arbeidsmiljø. Det har kommet nyttige og gode innspill i Klinmed-LAMU.Et viktig poeng er å ivareta anonymitet. Glad for å se at neste omgang skal kjøre samtidig med ARK.
IA: Det er mange steder hvor man har ansatte med ulik arbeidstilhørighet.
KO: I de kombinerte stillingene på Klinmed har man to tilhørigheter med en kontrakt, mens på Helsam har man ofte to tilhørigheter og to kontrakter.
TK: Det som er vanlig på Klinmed er å være hovedansatt ved OUS og delansatt UIO og å jobbe i OUS lokaler.
SA: Det har vært en nyttig og god avklaring som er gjort på Klinmed. Det viktige er at alle er ivaretatt. Dette er godt håndtert av Klinmed, men det er viktig at det følges opp av LAMU både på Klinmed og MED.
Sak 8/2022 Referat vernerunde Sogn Arena
Referatet fra vernerunde Sogn arena ble lagt frem til orientering.
KO: kommentar rettet opp litt feil i lysforhold
Sak 9/2022 Plan for bruk av BHT i 2022
Plan for bruk av BHT ble lagt frem til orientering.
Sak 10/2022 HMS-rapporter for enhetene
Oversikt over HMS-rapportering ble lagt frem til orientering.
SA: Under punkt 2,9 (Har alle ansatte fått tilbud om medarbeidersamtale foregående år?) finner vi to røde punkter. Målet må være at disse blir grønne. Hos Helsam skal dette tas opp med lederne.
Uder spørsmål 3,3 (Er enheten fornøyd med den HMS-oppfølgingen den har fått fra Eiendomsavdelingen (EA)?) hadde IMB en kommentar som ble lest opp (IMB opplever det som positivt at EA har opprettet et prosjektkontor ved instituttet og opplever generelt et godt samarbeid med lokal Eiendomsavdeling. Når det er sagt så synes vi tjenestebeskrivelsen og en til tider uklar, eller fra vår side lite hensiktsmessig, ansvarsfordeling ikke nødvendigvis er til fordel for UiOs HMS-arbeid. HMS-koordineringsansvar til områdeleder vedr. leieenheter i bygget fremkommer også som uklart enda. IMB savner fremdeles oversikt over våre ansattes innmeldinger til EAs innmeldingssystem slik at vi kan samarbeide bedre. Det hadde vært ønskelig å kunne koble innmeldte saker i CIM til EAs innmeldingssystem.)
KO: Det rapporteres ikke på Biobanker i HMSrapportene og rutiner for biobanker ligger i HMS, mens forskningsrutiner ligger i en annen portal. Det burde vært bedre interaksjon mellom disse og ønsker å adressere dette i 2022.
Sak 11/2022 Referatsaker
SA: Referat fra AMU sak 38 oppfølging av evalueringsrapporten fra EIR ble orientert om av Johan Løberg Tofte. HMSB i 2021 for første gang har gjennomført beredskapsøvelser hos alle fakultetene i 2021 HMSB oppfordrer samtlige fakulteter til å fortsette å sette av tid til slike øvelser og forklarer at fakultetene selv kan komme med innspill til tema forøvelser. Dette spiller direkte inn til saken under eventuelt.
Eventuelt
SA: Ukraina bør kanskje på agendaen for beredskap. Er det kartlagt omtilstedeværelse av ansatte/studenter i Ukraina?
SM: ja og vi har ingen som er i Ukraina, men vi har studenter fra Ukraina og Russland og disse har fått egne informasjonsmøter. På MED-fak har vi 3 ansatte og 2 studenter fra Ukraina og 10 ansatte og 18 studenter fra Russland.
Sifra knappen oppdatert for denne problemstillingen
KO: Er det noen ansatte i Russland?
SA/SM: Dette vet vi ikke
SA: Hva med beredskap i denne situasjonen? I 2021 ble det satt i gang et prosjekt som sjekket status tilfluktsrom og noen av disse er langt fra klare for bruk. Og har blitt bedt om å ta det opp status på MED-fak
SM: har fått beskjed fra sentralt at dette ikke er nødvendig å bekymre seg for.
Nettside fra Stina: https://www.uio.no/om/aktuelt/ukraina/