Deltakere:
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Vigdis Bjerkeli (Forskerforbundet), Gabrielle Tandberg (NTL), Mattias Solbakken (Akademikerne), Martine Sæterli Jensen (Akademikerne), Ariel Sevendal (Parat), Svend Davanger (Akademikerne)
Fra verneorganisasjonen: Sissel Aastorp (lokalt hovedverneombud)
Fra arbeidsgiver: Hans Mossin, Knut Tore Stokke, Anita Robøle, Aleksandra Weder Sawicka (referent)
Informasjonsaker:
ingen
Drøftingssaker:
12/22 - Samlokalisering av Helsam og Fakultetsadministrasjon i Slemdalsveien 37
ved Hans Mossin og Knut Tore Stokke
- Saksfremlegg
- Utkast beslutningsgrunnlag Fakultetsadministrasjon
- Utkast beslutningsgrunnlag Helsam
- Helsam rom- og funksjonsprogram
- Helsam antall arbeidsplasser
- Gåavstand
Arbeidsgiver presenterte bakgrunnen for saken og utredningen som har blitt gjort hittil: Etter endring av instituttstruktur for 10 år siden begynte man å diskutere samlokalisering av Helsam. Rom- og funksjonsprogram ble forberedt i 2015. Siden da hadde det vært jobbet med forskjellige muligheter, men ingenting kunne bli realisert på kort tid. Det er mulighet for samlokalisering av Helsam på Nedre Blindern, men her er det snakk om 15-20 år fram i tid. Nåværende leieavtale for Helsams største bygg gjelder ut 2026.
Leieavtale for Fakultetsadministrasjonen på Sogn Arena gjelder fram til 2024 og må reforhandles innen 31. oktober 2022. For Fakultetsadministrasjonen betyr flytting til Slemdalsveien 37 besparing på cirka 3 til 5 millioner årlig.
Hvis beslutning om flytting tas vil prosessen videre være følgende: først forhandlinger i regi av Eiendomsavdeling, deretter skal saken tas av UiO-ledelse og KD. Våren 2024 kan KLP levere nyoppussede lokaler.
Innspill fra tjenestemannsorganisasjoner:
Tjenestemannsorganisasjonene stiller seg positivt til samlokalisering av Helsam. Alle understreker viktighet av en ryddig prosess og god informasjon underveis.
Akademikerne setter pris på Helsams grundige beskrivelse av saken. Akademikerne påpekte at gitt tidslinjen presentert i dokumentet, kan det virke som at fakultetet burde gitt informasjon til IDF på et tidligere tidspunkt. Det står i saksdokumentene at Det medisinske fakultetet har konferert med AP som opplyser at det ikke er noen forhandlingssak vedrørende flytting. Akademikerne tar et forbehold om at de ikke har sett dialogen, men er enig i at selve flyttingen ikke er en forhandlingssak, men påpeker at Hovedavtalens paragraf 19 punkt 2 bokstav e vil bli aktuell ved et senere tidspunkt i prosessen og her har man forhandlingsrett.
Akademikerne beskriver videre at de hadde ønsket en nå-og-ønsket-beskrivelse av kontorsituasjon for fakultetsadministrasjonen, da dette ikke er vedlagt saksdokumentene. Det ser ut til at det blir flere cellekontorer i dag og at seksjonslederne skal få sine egne cellekontor. Akademikerne har forståelse for at ledere kan ha et behov for å ha lukket dør, men dette kan også gjelde noen av de ansatte. Akademikerne påpeker dog at dette kan skape an avstand mellom ledelse og ansatt.
Akademikerne savner også en vurdering av vekst i antall ansatte med tanke på arbeidsplasser for fakultetsadministrasjon. I saksdokumentene står det: «Stillerom og små møterom er litt vanskelig å forstå hvordan er behandlet, her må vi ettergå tegningene og undersøke for å sikre at dette er tilstrekkelig ivaretatt». Akademikerne mener dette er veldig viktig, all tid fakultetsadministrasjonen har satt inn telefonbokser i nåværende åpne landskap for å dekke behovet som har oppstått.
Akademikerne forventer at tilsatte vil bli involvert i videre planlegging av samlokaliseringen. De savner også skriftlig informasjon om kantine- og parkeringsmuligheter i Slemdalsveien 37. Flytting av fakultetsadministrasjonen vil påvirke samarbeid med andre institutter.
Akademikerne håper at ønskede plasser for fakultetsadministrasjonen tar høyde for at ansatte ved IMB/Klinmed kan jobbe derfra ut dagen etter møter hos fakultetsadministrasjonen (slik som i dag). Akademikerne ønsker analyse om fordeler og ulemper i forhold til avstand mellom Fakultetsadministrasjonen og instituttene. Det er også ønskelig at USIT og IT-tjenester lokalt vil være lett tilgjengelig.
En generell bemerkning: Akademikerne har prinsipielt ikke noe imot samlokaliseringen, men de mener at prosessen har gått for fort fram. Videre ønsker alle tjenestemannsorganisasjonene at IDF-møter skal arrangeres en gang i måneden i tiden fremover.
Akademikerne er også veldig opptatt at alle ansatte har sine faste plasser. Akademikerne viste til Hovedavtalens paragraf 17 pkt. 7: «Ved informasjonsopplegg i saker av stor betydning for de ansatte, f.eks. i forbindelse med effektivisering, organisasjonsendringer mv, har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle ansatte blir særlig godt orientert». Slike orienteringer skal planlegges sammen med de tillitsvalgte. Akademikerne har vurdert at denne flyttingen kan havne under dette punktet. Akademikerne informerte også om at de har fått signaler fra medlemmer i fakultetsadministrasjonen at de kommer til å finne seg ny jobb hvis flyttingen blir vedtatt. Akademikerne har også fått signaler om forvirring i fakultetsadministrasjonen ettersom ledelsen sa på allmøtet at beslutningen skulle tas innen 1. oktober og det ikke har kommet noen ny informasjon.
NTL er enig i at prosessen har gått for fort. Fagforeningen har ikke hatt anledning å ha møte med sine medlemmer om saken. NTL er prinsipielt imot åpne kontorlandskap. De er opptatt av hvordan kontorene skal se ut. Fagforeningen ønsker informasjon om beregning av arbeidsplasser og hvordan de skal fordeles. Det er viktig med skjerming av arbeidsplasser i forhold til støy, lys, bevegelse. Selve flyttingen vil være en krevende prosess for ansatte og kan være en ekstra stressfaktor for dem.
Parat etterlyste fasiliteter for sykkelparkering, garderober og dusj.
Tjenestemannsorganisasjonene ønsker innblikk i tegninger når de foreligger. Alle er enige i at «free seating» er ikke en aktuell løsning. Det er også viktig med nok møterom. Akademikerne ønsker begrunnelse hvorfor det største møterommet er beregnet bare for opptil 20 personer.
Arbeidsgiver takket for alle innspill. Et godt arbeidsmiljø er den viktigste faktoren i hele prosessen. Fakultetsdirektør understrek at mange ansatte i Fakultetsadministrasjonen ønsker å flytte siden den nye beliggenheten er et rolig villaområde, med grønne arealer og gode kommunikasjonsforbindelser. Det er også veldig gode parkeringsmuligheter, og fasiliteter for syklister er planlagt. Endelig beslutning vil bli tatt først når det vil foreligge utkast til fremforhandlet avtale. Arbeidsgiver tar med seg innspill om hyppig dialog med tjenestemannsorganisasjonene. Arbeidsgiver vil parallelt med Eiendomsavdelingens forhandlinger med KLP etablere en prosjektorganisering for det videre arbeidet som inkluderer representasjon fra ansatte, studenter, verneombud og tjenestemannsorganisasjonene.
Forhandlingssaker:
ingen