Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Vigdis Bjerkeli (Forskerforbundet), Martine Sæterli Jensen (Akademikerne), Stian Frammarsvik (Parat), Katrine Langvad Stensløkken (Forskerforbundet), Natalia Zubillaga (NTL)
Fra arbeidsgiver: Elisabeth Pedersen Lange, Anita Robøle, Margrethe B. Ytterstad, Hanne Harbo
Fra verneorganisasjonene: Michael Møller og Tiril Grimeland
33/23 -D: Flytting fakultetsadministrasjonen Sogn Arena
Anita Robøle presenterte prosess og innplassering, samt oversikt over stillerom, hvilerom og pausefasiliteter.
Innflyttingsplan (innplassering på plasser) samt prosess for flytting ble drøftet. Det var enighet om å evaluere flytteprosessen først med berørte ansatte, før evaluering legges frem i ordinært IDF.
Tillitsvalgte hadde ikke innsigelser til innflytningsplanen eller til flytteprosessen.
Det ble stilt spørsmål fra Akademikerne angående flytting av møbler fra 2. etg og bevaring av individuelle tilpasninger.
Robøle avklarte at møbler vil stå igjen i 2. etg. og at det er møblene i 3. etg. Som flyttes til 4. etg. Det er imidlertid meningen at ansatte med tilpassing av sin plass, skal beholde disse også etter flyttingen er gjennomført.
NTL gav tilbakemelding på at det er viktig at ledere også får fulgt opp sine ansatte i perioden de skal sitte på hjemmekontor. Det ble også etterspurt en kommunikasjonsplan eller tanker rundt at kolleger/ eksterne får beskjed om at det p.g.a. flytting kan bli noe redusert responstid i flytteperioden. Det ble bekreftet at dette skal ivaretas.
Det var ellers ingen kommentarer til innplassering av FA i 2. etg, eller til innplassering av HR, økonomi og kommunikasjon i 4. etg.
Dekanatet vil gjerne ha innspill på hvordan de kan etablere gode former for fortsatt samarbeid med 4. etg. Dekanen informerte videre om at hun planlegger å komme opp og ta kaffekoppen sin på morgenen på onsdager etter flyttingen.
NTL minnet om at det er viktig at trivselsregler og kjøreregler for de som nå skal sitte sammen gjennomgås, og at ansatte også får komme med synspunkter på hvordan fellesarealer skal benyttes og f.eks. lunsjavvikling gjennomføres.
Akademikerne hadde spørsmål vedrørende tilganger til etasjene for øvrige ansatte som samarbeider, men som ikke sitter i samme etasje. Robøle svarte at det skal bli tilganger til arealer for alle ansatte ved Det medisinske fakultet både i 2. etg. Og i 4. etg.
Akademikerne etterlyste informasjon om flytteprosessen til de ansatte i 2. etg. som ikke skal flytte.
Parat lurte på hvordan pause/kjøkken rommet blir skjermet i 4. etg. Anita svarte at det var planer om å se på om kartveggen kan flyttes.
oversikt ansatte 4. etg. (pdf)