Møte i MED-LAMU
Tid og sted: 16. september 2021 09:00–10:30, Zoom - digitalt møterom
Deltakere:
Arbeidsgiver: Hans Mossin, Gaute Frøisland, Thoril Kristiansen
Arbeidstaker: Sissel Aastorp, Katrine Ore, Irene Auke
Studentrepresentant: Henry Ramana
BHT: Trine Evensen
Sekretær: Elisabeth Olsen
Observatør: Stina Mosling
Saksliste
Sak 20/2021 Godkjenning av innkalling
Innkalling ble godkjent
Sak 21/2021 Godkjenning av møtereferat
Referat fra møte 10. juni 2021 ble godkjent
Sak 22/2021 Orientering fra ledelsen
Det er ingenting spesielt å informere om nå bortsett fra de øvrige sakene som vi tar senere.
Sak 23/2021 Orientering fra lokalt hovedverneombud (LHVO)
LHVO har hatt møte med de ledende verneombudene (LVO) på alle enhetene unntatt NCMM. Hun har ukentlige møter med andre LHVO på UiO på zoom. Hovedfokus er koronasituasjonen og det å komme tilbake på kontorene. De har også snakket om hybridmøter der flere hensyn må tas. Det er viktig at alle får anledning til å delta i møter.
Videre har hun deltatt på konferanse for HVO på NTNU. Det var et veldig godt program, for eksempel ble dette med rammer og fleksibilitet i et inkluderende arbeidsliv tatt opp.
LVO på Klinmed sier at det er ganske stille på arbeidsmiljøfronten for tiden. De er ute av synk med valg til LAMU og andre institutter, og ønsker rette opp i det. I rokadeprosjektet knyttet til bygging på Gaustad oppfatter han at det er god kommunikasjon.
LVO på fakadm melder om at det har vært lite fysisk tilstedeværelse på Sogn arena.
LVO på IMB sier at der er det tilnærmet full aktivitet med fysisk tilstedeværelse. Mye aktivitet tilknyttet ombygging og renovering.
På Helsam har hun hatt møte med kontorsjef. Det siste halve året har det pågått en flytteprosess med intern omrokkering for å utnytte arealene bedre. De har også snakket om oppfølging av bestillinger til BHT.
Har tatt opp med den enkelte LVO om de har møter med ledelsen, og det virker som det er gode forhold for det.
Hun vil også trekke fram arbeidet med tenketanken for arbeidsmiljøet, samt at hun ble invitert til møter med fak.dir. Hun håper dette blir videreført.
Irene Auke (IA) kommenterte at det er dårlig oppusset i noen av lokalene Helsam har. Det er skittent og nedslitt, både toaletter og kontorer. Det bør være en egen sak. Det har vært forsøkt tatt opp men det er ikke blitt gjort noe med.
LHVO tenker at man kan se på det i forbindelse med vernerunde og se på hvilke tilbakemeldinger som kommer da.
Sak 24/21 Fokusområde: status for arbeid med gjenåpning av fysiske arbeidsplasser
v/Stina Mosling (SM)
Vi er fortsatt på et sted der hjemmekontor må vurderes som et tiltak. Man har fortsatt mange digitale møter, og f.eks. på Sogn arena der det er kontorlandskap blir det for få møterom og stillerom. Vi har sett på mulighet for å kjøpe inn løsninger for dette.
Det er nærmeste leder som må avgjøre hvor mange som kan være til stede samtidig, og vurdere behovene for utførelse av arbeidsoppgaver og samarbeid. Dette kan føre til at det blir variasjoner mellom enheter fordi det er ulike hensyn å ta. I høst er vi i en gradvis gjenåpningsfase der vi må ta løpende vurderinger. Det er viktig å følge med på om man har enhetlig policy og om ulikhetene er godt begrunnet.
Inntrykket er at der man har cellekontorer er det flere som har kommet tilbake. Der er det lettere å overholde smittevernsreglene samt at man kan delta i digitale møter fra eget kontor.
Også for nyansatte er det viktig å ta hensyn. Kompetanseoverføring er vanskelig gjennom digitale møter.
BHTs erfaring er at det er viktig å være litt raus og romslig i en overgangsperiode, og være tett på for å tilrettelegge for den enkelte. Det er også viktig å gjøre en risikovurdering lokalt i forhold til tilbakekomst på kontorene, for å avdekke hvilke utfordringer og muligheter man har lokalt.
IA: De undersøkelsene som er gjennomført viser at de fleste ønsker et par dager per uke på hjemmekontor. Det er hensiktsmessig dersom man har mange digitale møter. Det at man ønsker at alle kommer tilbake er et fint ønske, men det er litt for tidlig. Man bør tilrettelegge for den enkelte, og nærmeste leder bør kunne avgjøre dette. De fleste bør tilbys å ha to dager hjemmekontor dersom de ønsker det. Også underviserne har en del digital undervisning som de utfører hjemmefra. Når det gjelder undervisning bør man også framover tilby digitale løsninger, for eksempel hybride løsninger og opptak for de som har behov for det.
Sak 25/21 Informasjon om plan for gjennomføring av ARK ved fakultet
v/Stina Mosling
IA mener at det ikke er tatt hensyn til søknadsfristene. Hvis målsetningen er å få flere til å svare vil hun anbefale å heller sende ut undersøkelsen etter vinterferien.
SM mener at det er minst arbeid med å fylle ut undersøkelsen. Det er mye mer arbeidskrevende i andre faser av prosessen.
LHVO lurte på hvordan de vitenskapelig involveres, og hvem det er som skal delta i opplæringen av ledere.
SM svarte at det er dette vi arbeider med nå. Hvem skal defineres som ledere i ARK-prosessen, hvordan skal man dele opp i grupper osv. Her vil det også være forskjellige behov ved forskjellige enheter.
LHVO viste til at det ble gjennomført en liten arbeidsmiljøundersøkelse på fakadm, Helsam og Klinmed. Mange vil dermed tenke at det nylig er gjort noe på det området. Det er derfor viktig å orientere om hvorfor man gjennomfører dette.
ARK vil fortsatt være et fast punkt på agendaen i MED-LAMU.
Sak 26/21 Ledelsens gjennomgåelse 2021 (LG)
Ledelsens gjennomgåelse 2021 med tiltaksplan og underlagsmateriale
LG innebærer at ledelsen går gjennom HMS-systemet og våre aktiviteter innen HMS-området. Det innebærer også en vurdering av om vi gjør det vi skal i henhold til lover, forskrifter og interne regler. Videre vurderes det om systemet vårt er hensiktsmessig i forhold til å få til disse tingene, og om vi oppnår de mål som settes. Man vurderer i den forbindelse også om det skal settes inn tiltak og jobbes for forbedringer på noen områder. LG skjer på fakultetsnivå, men også på grunnenhetsnivå og på UiO-nivå.
Et viktig grunnlag for vurderingene er særlig HMS-årsrapportene, samt oversikt over sykefravær som LAMU allerede har sett i tidligere møter i år.
Det er få tiltak framover. Det vil trenges store ressurser til å gjennomføre ARK, samt tilrettelegge for tilbakeføring til arbeidsplassen.
Hovedpunktene i LG ble gjennomgått.
Sak 27/21 Referatsaker
Referat fra IMB-LAMU 18.03.2021
Eventuelt
Elisabeth Olsen orienterte kort om årets beredskapsøvelse som ble gjennomført på fakultetet 7. september. Det var en i hovedsak vellykket øvelse med et realistisk scenario.