Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Martine S. Jensen (Akademikerne), Mattias Solbakken (Akademikerne), Katrine Langvad Stensløkken (Forskerforbundet), Natalia Zubillaga (NTL), Ariel Sevendal (Parat), Svend Davanger (Akademikerne)
Forfall: Niclas Berger (Akademikerne)
Fra verneorganisasjonen: Sissel Aastorp
Fra arbeidsgiver: Torgeir Kvernstuen (sak 9/23), Hela Soltani (sak 9/23), Hilde Wøien (sak 10/23), Anita Robøle, Hans Mossin, Elisabeth Pedersen Lange, Linn Bævre Arnesen (referent)
Eksterne: Monica Heck fra iARK (sak 9/23)
Dagsorden ble endret til følgende rekkefølge: 10/23, 9/23,11/23.
Informasjonsaker
10/23-I- Informasjon om status bemanningssituasjon og planer for HELP
Hilde Wøien orienterte IDF om organiseringen av HELP som startet opp fra 1. januar 2023.
Det er 8,2 ansatte i HELP. Enheten er organisert etter vedtak i fakultetsstyret 13. desember 2022. HELP er en ny struktur, og trenger tid for å finne en god retning for enheten. Enkeltsaker som for eksempel drift av eksamen er sårbart ved sykdom. De ansatte har vært utrygge og har flere spørsmål Relatert til fremtidig drift. Ledelsen ønsker å formidle til de ansatte at ingen systemendringer er planlagt per tid, men at enheten trenger tid til å sammen definere en ny retning.
Akademikerne spilte inn at på møte 8 oktober 2022, ble det diskutert midlertidig stilling i HELP, og da fremkom det at stillingen skulle lyses ut fast. Det har imidlertid fortsatt ikke skjedd. Akademikerne vet det fortsatt er uroligheter blant de ansatte ved enheten. Det er et ønske om informasjon hva som skjer videre og hva som skal skje med de ansatte. Akademikerne ber om at informasjon formidles når det er klart i IDF.
Leder av HELP påpekte at denne stillingen er avgjørende for retningen som velges. De ansatte er informert om at denne stillingen ikke blir utlyst før enheten, i samarbeid med ledelsen, har arbeidet frem føringer for ønsket retning. g Planen er å utlyse den faste stillingen i utgangen av mai. HELP forlenger i denne forbindelsen en nåværende midlertidig stilling med 6 måneder for å sikre drift. Fakultetsdirektør informerte om at det er spesielt sårbarhet i forhold til eksamensavvikling som må løses. Det er viktig at problematikk rundt sårbarhet løses, for å ikke få fremtidige problemer.
Akademikerne mener det kan være fornuftig å se på muligheter for andre løsninger enn QP til eksamensavviklingen.
11/23 -I- Eventuelt
HR-sjef informerte om at fakultetet skal gjennomføre en evaluering av partssamarbeidet. Fristen er 18. april. Det vil derfor inviteres til en times møte for å evaluere partssamarbeidet, snarlig.
Drøftingssaker
9/23 –D- Drøfting av arealplanlegging kontorplasser IMB
Mangel på kontorplasser førte til at IMB har bedt EA om forslag til løsninger for å øke antallet kontorplasser på Domus Medica (DM). IARK (avtaleleverandør) har levert løsningsforslag. De har holdt to presentasjoner i allmøter. I etterkant har det vært nok ett møte for å finjustere alternativer basert på tilbakemeldinger. Monica fra IARK presenterte videre tanker og vurderinger som skissert i 3 alternativer (vedlegg). Det er også lagt ved innspillene fra ansatte. Forskerforbundet mener det er bra at de ansatte har hatt gode muligheter til innspill. De må fortsatt få mulighet til å spille inn justeringer på slutten av prosessen.
NTL lurte på om det er blitt vurdert andre løsninger enn åpent landskap. NTL mener at åpent landskap ikke er den ultimate løsningen. Vi har ikke clean-desk policy på UiO. Mesteparten av arbeidsplassene hensynstar arbeidstilsynets retningslinjer, men ikke på gjesteplassene. Kompenserende tiltak må gjøres. NTL ba om informasjon på hvor lenge «gjestene» sitter på plassene, og hvem er gjestene? NTL ba også om avklaring på stillerom/ telefonrom, og påpekte at de vil føre til ulik bruk av rommene. Er disse rommene funksjonelle til langvarig fokus?
Kontorsjef IMB presiserte at det det skal være faste plasser til alle ansatte og at det ikke er ønskelig med clean-desk. Kontorsjef redegjorde for at IMB ikke disponerer tilgang til andre arealer, enn nåværende arealer på DM, og det er derfor ikke andre alternativ, enn å benytte utredet areal. Telefonrommene er ment til fleksibelt bruk, som f.eks. til å ta telefonen e.l, men i utgangspunktet ikke til å sitte konsentrert over lengre tid. Gjesteplassene er tiltenkt hovedsakelig ansatte som ikke er ansatt på IMB, men som er regelmessig innom administrasjonen. Dette gjelder for eksempel noen ansatte fra fakultetsadministrasjonen som har plass i administrasjonen på DM 1-2 dager i uken.
NTL påpekte at det er problematisk at det ikke er stillerom tilgjengelig. Beregnet på langvarig fokus. NTL påpekte at de har forhandlingsrett på stillerom, og at telefonrom er ikke det samme som stillerom. Man trenger av og til stillerom for å kunne trekke seg tilbake. Det er viktig at man tilrettelegger for dette behovet.
Kontorsjef informerte om at det er forutsatt at både telefonrom og leder-kontor er tenkt å kunne brukes som stillerom.
NTL påpekte at det må tenkes godt rundt at det er behov for å sitte konsentrert. Det er viktig med rom som er klart definerte, da det kan bli ubehagelig for de ansatte med kø-ordning for stillerom f.eks.
Akademikerne ba om en vurdering på hva stemningen fra de ansatte er.
Kontorsjef svarte at de ansatte er svært positive til at arealet oppdateres utseendemessig. De har etterspurt fremdrift. Ledelsen ved IMB har fått gode tilbakemeldinger om prosessen. De har forsøkt så godt som mulig å ta hensyn til alle innspillene fra de ansatte.
Parat lurte på hvordan tilretteleggingsbehov blir ivaretatt. Det er flere ansatte som har klargjort at de ikke ser frem til åpent landskap.
Kontorsjef presiserte at det er ingen som har sagt at dette er de ikke med på. Om det blir relevant, må IMB vurdere hvem som blir sittende sammen, slik at roller og behov blir ivaretatt.
Akademikerne lurte på om de ansatte skal få dekket mobiltelefon, siden det er legges opp til egne telefonrom.
Kontorsjef opplyste at docking har erstattet gamle PCer, og innen ny løsning er på plass, skal alle ha mulighet til docking-PC. IMB vil vurdere behov for mobiltelefon. Ledere har åpne kalendere ved IMB, slik at det er enkelt å se om celle-kontoret er ledig for andre ansatte.
Akademikerne ba om tilbakemelding på interne regler som er planlagt rundt hvem som får rommet. Kontorsjef bekreftet at kjøreregler vil lages sammen med de ansatte og implementeres. Monica spilte inn at det anbefales at multirom/telefonrom ikke er reserverbare. Det er foreslått at disse rommene er tilgjengelige til den som har behov slik at det blir en bedre flyt og tilgjengelighet for IMBs administrasjon.
Kontorsjef gav beskjed om at de nå vil presentere innspillene de har fått fra IDF-møtet for de ansatte, og planlegger å gå videre med alternativ 2.
NTL minnet om at de vi vil se hvordan man disponerer stillerom i forhold til kontorplasser. Det er bra man tar en runde med de ansatte igjen, men dette er en forhandlingssak. Skjerming for lys og støy må også vurderes. Det er viktig for å oppfylle kravene til et forsvarlig og godt arbeidsmiljø. På LSH har man bommet på tilrettelegging for lys og lyd forhold, så det er viktig å vurdere i denne fasen.
IMB ser på tilbakemeldingene og kommer tilbake til IDF med dato og sakspapirer.
Fra fakultetsledelsen ble det bedt om at fagforeningene oppnevner en representant til å bli med på møtene ved IMB, og er inkludert i prosessen videre. Det er IMB interessert i, og det ble enighet om at IMB kontakter hovedtillitsvalgt@uio.no, for oppnevning av representant.
Forhandlingssaker
Ingen