Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Katrine Langvad Stensløkken (Forskerforbundet), Natalia Zubillaga (NTL), Svend Davanger (Akademikerne), Martine Sæterli Jensen (Akademikerne), Stian Frammarsvik (Parat)
Fra verneorganisasjonen: Sissel Aastorp (lokalt hovedverneombud)
Fra arbeidsgiver: Hanne Flinstad Harbo, Elisabeth Pedersen Lange, Hilde Wøien (Help), Knut Tore Stokke (Helsam), Hela Soltani (IMB), Linn Bævre Arnesen (referent)
Drøftingssaker
Elisabeth Pedersen Lange og Hanne Flinstad Harbo presenterte sakene om flytting av to enheter ved fakultet. SUSTAINIT og HELP.
Prosessen vedrørende forberedelser av saken før denne drøftingen har fulgt planen som ble skissert for IDF i desember, og det har vært samtaler og møter med enkeltpersoner, ledere, grupper og/eller allmøter ved de involverte enhetene. Planen om å egge effektuere begge flyttingene 1.4.24 opprettholdes.
1/23 - D - Flytting av SUSTAINIT innunder Helsam
Den første saken som ble presentert var flyttingen av SUSTAINIT inn under Helsam. Den interne organiseringen vil forbli den samme, og avtalen er at SUSTAINIT fortsatt skal kjøpe administrative tjenester som de ikke selv ikke har kompetanse til å dekke. Målet til SUSTAINIT er at de på sikt skal kunne håndtere så mye som mulig av de administrative oppgavene selv.
Den eneste endringen i linjen etter flyttingen, er at lederen for SUSTAINIT vil få ny leder.
NTL hadde noen bekymringer angående bemanningen på Helsam, hvor de allerede har stort press på de administrative ressursene. De påpekte at bemanning er et område der det er planlagt besparelser, og de frykter at det vil komme til flere oppgaver for en allerede presset administrasjon. Det ble i tillegg uttrykt bekymring for usikkerheten blant de ansatte på SUSTAINIT angående deres fremtid og hvordan flyttingen vil påvirke arbeidsmiljøet. Det ble spurt om det finnes noen planer for hvordan arbeidsmiljøet skal sikres, og hvordan man kan sikre et godt samarbeid med administrasjonen på Helsam.
Pedersen Lange forklarte at det jobbes med å planlegge konkret hvilke administrative tjenester SUSTAINIT har behov for ved Helsam og hvordan det skal løses. Det skal fremlegges estimert bruk av tid på tjenester og oppfølging på de ulike administrative fagområdene.
Harbo la til at SUSTAINIT kan dra nytte av administrative tjenester fra Helsam, som har ekspertise innen forskningsstøtte og HR-tjenester for forskningssentre. Hun fortalte at dekanatet også jobber med å finne egnede lokaler for samlokalisering av både Helsam og SUSTAINIT. På lengre sikt planegger EA nå at Helsam kan flyttes og samlokaliseres på nedre Blindern. SUSTAINIT ønsker også intern samlokalisering. HELSAM skal ikke tape økonomisk på flyttingen av SUSTAINIT. SUSTAINIT har budsjettmessig dekning for de administrative tjenestene de har behov for.
Knut Tore Stokke anslår at den største utfordringen er kapasiteten innen HR og økonomi på Helsam. Endringene vil føre til behov for flere ansatte. Han mente at det ikke er hensiktsmessig å ha en veldig presis tjenesteavtale, da den må utvikles over tid og baseres på erfaringer.
Forskerforbundet delte bekymringene til NTL og påpekte at finansieringen av SFUet er midlertidig, og de lurte på hva som vil skje når finansieringen frafaller. Harbo svarte at SUSTAINIT er svært aktive med å søke etter nye midler og jobber med å skaffe finansiering.
Forskerforbundet ønsker å bli holdt orientert og understrekte viktigheten av å trygge de ansatte. Verneombudet meldte også bekymring og ønsket å være informert om bemanningssituasjonen og fortsatt finansiering.
NTL påpekte at også andre områder som kan bli merbelastet i en periode, bør kartlegges og bemannes for.
Oppdatering på status i arbeidet med organiseringen av de administrative tjenestene SUSTAINIT har behov for på Helsam, vil bli lagt frem i neste ordinære IDF i april.
vedlegg a - Ny bemanningsoversikt (pdf)
vedlegg d - Ansattoversikt fra 2022 (pdf)
vedlegg e - Strategi for SUSTAINIT (pdf)
2/23 - D - Flytting av HELP innunder fakultetsdirektør
Det har i prosessen vært vurdert flere mulige modeller for organisering av HELP, inkludert å plassere enheten under et institutt. Det ble imidlertid besluttet å flytte HELP som en administrativ enhet som rapporterer til fakultetsdirektøren. Det ble understreket at den faglige linjen vil være forankret gjennom r studiedekanene. I tillegg er Rådet fro HELP utvidet slik at alle instituttene er representert. De vitenskapelige ansatte i HELP vil ha personalleder ved instituttene, men faglig ledelse og forankring vil skje inn i HELP. Mandatet for HELP er nå noe justert, og kan bli gjenstand for ytterligere tilpassing etter flytting.
Fungerende leder Hilde Wøien understreket viktigheten av å tydeliggjøre den faglige ledelsen. Det ble deretter etterspurt tilbakemeldinger fra de ansatte på forslaget om flytting. Wøien bekreftet at det hadde kommet få tilbakemeldinger etter at den siste modellen ble presentert. Harbo tilføyde at de fleste virket fornøyde med løsningen man har landet på.
NTL og Akademikerne uttrykte bekymring for at en 50% lederstilling vil være for lite, spesielt i forhold til oppfølgingen av medarbeiderne i seksjonen. NTL spurte også hvilken kompetanse som etterspørres i en slik stilling. Det ble poengtert at det kan være utfordrende å få søkere til en deltids administrativ lederstilling. Harbo svarte at utlysningsteksten ikke er ferdigstilt, men det er planlagt at stillingen ikke skal være en rent administrativ lederstilling, men at lederen også skal inneha faglig kompetanse. Det kan bli nødvendig å vurdere stillingsprosenten senere når man får erfaringer.
vedlegg a - Tilpasset mandat (pdf)
vedlegg b - Organisering HELP (pdf)
vedlegg d - Bemanningsplan (pdf)