Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Vigdis Bjerkeli (Forskerforbundet), Martine Sæterli Jensen (Akademikerne), Ariel Sevendal (Parat), Natalia Zubillaga (NTL)
Fra arbeidsgiver: Hanne Harbo (frem til 09:40), Hans Mossin, Elisabeth Pedersen Lange, Trude Abelsen (IMB), Torgeir Kvernstuen (IMB), Cathrine Følstad (IMB), Hela Soltani (IMB), Kine Yttersian (Klinmed) , Tor Henry Wold (MED/Klinmed)
Fra vernelinjen: Sissel Aastorp
Referent: Linn Bævre Arnesen
41/23-I: Saker til fakultetsstyremøte 12. desember 2023
Sakene ble presentert av Hans Mossin.
På sak 55/23 kommenterte Parat at det er flere mål og tiltak som inkluderer ledelse. Parat ønsker å inkludere tiltak på opplæring av ansatte også. Ansatte har medvirkningsplikt, og det bør også være tiltak som ansvarliggjør de ansatte og ikke bare ledere.. Det er viktig å inkludere medarbeiderperspektivet. NTL ønsker også å diskutere noen av målene og tiltakene grundigere i IDF som f.eks. kompetansemål og midlertidighet for ansatte. Det var enighet om å ta disse sakene opp i et IDF-møte.
42/23-I: Orientering om oppstart av prosess UiO-IT og MED
Saken ble presentert av Tor Henry Wold. Sentral organisering av UiO-IT har fått tid til å iverksettes, og det er ønskelig å på nytt vurdere hvordan MED skal organisere seg. Wold har hatt informasjonsmøte med alle IT-ansatte ved fakultetet forrige uke. Der fikk han oppmuntrende tilbakemeldinger fra de IT-ansatte. IMB er fornøyd med Helpdesk og ønsker å beholde den, men forventer noe mer.
NTL har god forståelse for at MED har ventet og synes saksfremlegget beskriver en god tilnærming til prosess. Det er bra med åpenhet og at det skal gjøres reelle vurderinger. Tillitsvalgt representant for arbeidsgruppen er ikke utpekt ennå, men Tor Henry har sendt en forespørsel som vil bli behandlet.
43/23-I: Oppdatering vedr ombygging av kontorgang i administrasjonen Domus Medica
Oppdatering på sak 20/23 (5. juni), ble presentert av Hela Soltani og Torgeir Kvernstuen. Prosjektet har tatt lenger tid og blitt større enn opprinnelig tenkt. Det er valgt entreprenør, og IMB får snart vite i praksis når arbeidet skal gjennomføres. Alle har fått mulighet til å komme med innspill til plassering. Rom #5 blir gjort til møterom i stedet for drop-in arbeidsplasser.
Parat kommenterte at lunsjrommet ligger tett på flere arbeidsplasser, og spurte om det kan bli mye støy for de nærmeste plassene. Det ble presisert at det er dører som kan lukkes inn til arbeidsplassene. Det har også vært benyttet akustikk eksperter som har vurdert støy. Det har vært noe usikkerhet ang. bruk av glass som vegger. IMB skal ha to workshoper for å etablere kjøreregler/fellesregler for arbeidsplassen per seksjon, men også felles for hele området.
Presentasjon plan (vist tidligere)
44/23-I: Oppdatering på arealsaker ved Det medisinske fakultet
Saken ble presentert av Hans Mossin. Slemdalsveien er nå vurdert som uaktuelt for MED. Det blir nå diskutert muligheter for arealer på nedre Bindern for Helsam og Fakadm (for innflytning ca. 2029). Fra sommeren 2024 må Helsam-ansatte flytte ut av Stjerneblokka. De vil antakelig få lokaler i Forskningsparken eller lignende.
45/23-I: Status innføring av nytt saks- og arkivsystem
Saken ble presentert av Hans Mossin. Per nå foreligger ikke oppdatert informasjon fra prosjektet.
46/23-I: Status utredning av sammenslåing av OD og MED
Saken ble presentert av Hans Mossin. Det har vært et første møte i arbeidsgruppen, men det foreligger foreløpig ikke mer informasjon.
47/23-I: Evaluering av flyttingen av fakultetsadministrasjonen
Saken ble presentert av Elisabeth Pedersen Lange. Evaluering er gjort basert på vernerunder, og samtaler med ledere/ansatte ved Fakadm.
Tilbakemeldinger kan deles i to perioder. Når det gjelder prosess frem til flytting så det var for dårlig tid. EA leverte innplasseringsstudier tett opp til datoen vi måtte flytte fra 3. etg. Innplasseringsstudien for FA i 4. etg viste at lokalene ikke var så godt egnet for FA, og ledelsen måtte finne en annen løsning ved at KOM, ØK og HR flyttet, og det ble dermed flere ansatte som skulle flytte på den korte tiden. Tidspresset førte til at det ikke var tid til å legge en prosjektplan og kommunikasjonsplan på vanlig måte. Det var ansatte som opplevede å ikke få tilstrekkelig informasjon om flytteplanene.
Parat mener at det bør gis tilbakemelding til OUS om at informasjonen kom sent. Det ble presisert fra HR-sjef at MED må forholde seg til EA.
NTL mener etterpåklokskap også kan være nyttig. Da blir det laget en prosjektplan neste gang. De er enige i at det er klokt med tilbakemelding til EA.
Etter flytting er det blitt gjennomført vernerunder, og det ble spurt spesielt om tilbakemelding fra FA på vernerunder. Tilbakemeldingen er at selve flyttingen gikk bra. Møterom er nå bygget, så behov for multirom begynner å komme på plass. Den generelle tilbakemeldingen er at flyttingen er vellykket både i 2.etg. og i 4. etg.
Tilbakemelding til EA vil være at det ikke bare er å telle antall hoder skal flyttes, men det er også de konkrete behovene til bruk av lokaler og samhandling som må konkretiseres.
48/23-D: Drøfting av sak 35/23 Vaktplan og retningslinjer for beredskapsvakt ved KPM IMB
Drøfting på sak 35/23 og problemstilling frekvens på vakter på vaktplanen ble gjenopptatt. Hela Soltani presenterte arbeidsgivers syn. På bakgrunn av belastning, ønsker de å opprettholde foreslått frekvens. Det er nødvendig å redusere belastningen, og ikke kun begrense beredskapsvaktene til de ansatte med romansvar. Det er forskriftsbestemt at IMB må ha beredskapsvakt, selv om ordningen er frivillig. Det gjør ordningen sårbar for arbeidsgiver. Økonomi er ikke begrunnelsen for at arbeidsgiver ønsker å utvide ansatte på ordningen. De fem som har inngått, vil fortsatt få en god økning i den årlige summen på tillegget.
Parat presenterte at de ansatte har uttrykt ønske med fem, og mener det er unødvendig å øke til 7 i ordningen. De ansatte ønsker å fortsette med at det er de som har romansvar som får tilbud om vakten først. De har mer kompetanse til å ta vaktene. De bør få fortrinnsrett. De må bo i nærheten av arbeidsstedet, og bokostnadene i Oslo er økende.
NTL presiserte at selv om ordningen er frivillig, må de ansatte fortsette om de ønsker det. Ingen skal tas ut. De noterer seg at arbeidsgiver benytter samme argumentasjon som sist. Avlastning har ikke vært sentralt tidligere. Medlemmene er fornøyd, selv om avlønning er lavere enn tariffavtalen. Det er uttelling per vakt som var grunnlaget for forhandlingen. NTL synes det er synd at arbeidsgiver utvider ordningen med flere ansatte, og håper dialogen med de ansatte ivaretas.
IMB bekrefter at dialogen skal ivaretas. De ønsker mindre individuell belastning, og fremhever at økning i kompensasjonen ivaretatt.
NTL presiserer at de ansatte er opptatt av at kompetanse til vaktene ivaretas. Jobben skal utføres på en ordentlig måte.
Parat foreslo fordeling på 6 ansatte i stedet for 7.
Arbeidsgiver mener at ordningen må omfatte de som allerede jobber ved KPM. De 7 jobber der allerede. Total belastning reduseres best ved å inkludere de som kan ta vaktene.
Tillitsvalgte er ikke enige i foreslått arbeidsplan, men gav etter for arbeidsgivers ønsker.
Referat fra IDF møte 30.oktober
49/23-I: Eventuelt
-
Hanne Harbo orienterte om påstartet dialog om endret plassering av enhetene Sustainit og Help. Det er krevende å få administrative funksjoner og bistand til å fungere med dagens organisering. Det presseres at det faglige innholdet i enhetene er bra, og at dette kun er en organisatorisk flytting. Flyttingen skal ikke medføre endrede oppgaver eller endring av ansettelser.
Det ble presisert fra fagforeningene at prosessen er gjenstand for drøfting, og at de er avhengige av å få informasjon om endringer og konsekvenser, og ansattes tilbakemeldinger i drøftingen. Det ble kommentert at hvis Helsam skal inn og gi administrativ støtte, er det erfaringsmessig en trang bemanningssituasjon. Forskerforbundet slutter seg til, og presiserer at det er viktig at hver enkelt ansatt blir hørt.
-
Wold orienterte om at OUS har lagt ut Foto og video tjenester på anbud. Klinmed vil legge inn tilbud.
-
Wold orienterte også om arbeidet med donasjon av PCer for Ukrainske skolebarn. Det er ønskelig at hele UiO kan bidra.
-
Klinmed ved Kine Yttersian orienterte om potensiell omorganisering. Fakultetets samarbeidsavtale med OUS skal speile organisasjonsstrukturen på OUS. OUS er i gang med omorganisering. Det er foreløpig ikke klart hvordan omorganiseringen ender. OUS vurderer stabsfunksjonene, og de ser på muligheter for å organisere seg med stedlig ledelse. KIT skal oppløses 1. februar, og de ansatte skal gå inn i andre klinikker. 1. april blir Radiumhospitalet opprettet som egen enhet med stedlig leder. Når dette skjer må Klinmed følge etter, men det foreligger foreløpig lite informasjon.
Klinmed vil opprette en prosjektgruppe for å se på omorganiseringene, det vil ikke effektueres noe før sommeren.
Forskerforbundet kommenterte på at kun OUS ansatte som får informasjon på KIT. UiO ansatte får ikke beskjed om noe.