25/23 - I: Saker til fakultetsstyremøte 26. september 2023
Hans Mossin orienterte om sakene som er på sakskartet til høstens første fakultetsstyremøte. Det var ingen kommentarer til sakene.
26/23 - D: Retningslinjer for bruk av hjemmekontor for ansatte i institutt- og klinikkadministrasjonen ved Institutt for klinisk medisin
Thoril Kristiansen presenterte saken. NTL har forståelse for et konkretiseringsbehov, men presiserte at punkt 5 under «Policy for bruk og kriterier», bør justeres i tråd med UiOs retningslinjer. NTL er enige i at leder med personalansvar har siste ord i vurderingen, men det bør presiseres at avtalen skal inngås i dialog med den ansatte og etter en helhetlig vurdering. Klinmed tar med innspillet inn i prosjektgruppen, sammen med andre tilbakemeldinger.
vedlegg retningslinjer hjemmekontor
27/23 - I: Oppdatering om byggesaker på Domus Medica
Héla Soltani og Torgeir Kvernstuen presenterte saken.
Pågående byggeprosjekter på Domus Medica (DM) ble gjennomgått i en presentasjon (pdf). Støy ifm prosjektene tas på alvor, men det er ikke mulig å gjennomføre store ombyggingsprosjekter uten støy, eller støy kun utenom arbeidstid. Noe støy vil alltid forekomme, men det forsøkes begrenset til bestemte tider som annonseres på forhånd og hvor det både tas hensyn til undervisning og læringsmiljø for studenter og arbeidsmiljø til ansatte.
IMB åpnet nylig den oppgraderte konvensjonelle enheten ved forsøksdyravdeling (KPM). KPM har pt. et økende akkumulert underskudd pga nedgang i etterspørsel. Det er håp om at den nye enheten med flere eksperimentelle rom, vil føre til økt aktivitet framover.
I forbindelse med utbygging av nytt Rikshospital har IMB stort sett fått informasjon om det som påvirker DM. Men beskjedene kommer ikke alltid tidlig nok til å kunne gi ut informasjon til ansatte i god tid. Det er fortsatt behov for bedre kommunikasjon mot IMB som ved å være nærmeste UiO-bygg, vil være påvirket under hele byggeperioden.
Forskerforbundet kommenterte på manglende interesse fra entreprenør for å følge opp melding om lekkasje i DM som kunne ødelagt dyrt vitenskapelig utstyr. Det ble kommentert frainstituttets side at det er ønskelig at slike tilbakemeldinger gis til Torgeir Kvernstuen som har dialogen med EA og entreprenørene. Det ble også meldt om feil på utvendige persienner som har hindret dagslys inn på kontorene over en lenger periode.
IMB melder også at instituttet har måttet dekke flere og flere større vedlikeholdsutgifter over eget budsjett som er utgifter som EA har tidligere dekket. Etter ny tjenestebeskrivelse i 2019 har Eiendomsavdelingen (EA) ikke lenger ansvar for det som EA definerer som «brukerutstyr» i Domus Medica-bygget. Et nylig eksempel på dette er en kjølemaskin til kjølerom for ca.500.000kr som instituttet må erstatte selv. En utilstrekkelig oversikt over hva som er definert som «brukerutstyr» innebærer stor økonomisk usikkerhet og risiko for IMB som må dekke uforutsette kostnader/hendelser knyttet til dette utstyret. I siste dialogmøte med EA 12.9.23 ble det igjen etterspurt en oversikt over «brukerutstyr» samt utstyrets levetid, slik at IMB har forutsigbarhet mht. vedlikeholdskostnader og kan planlegge for dette i sine budsjetter.
28/23 - I: Oppdatering på arealsaker ved Det medisinske fakultet
Anita Robøle orienterte om status på flytting av Seksjon for forskningsadministrasjon ved Sogn Arena. Seksjonen skal flyttes til 4. etg. i SA. Befaring ble gjennomført forrige uke, og skisser er berammet til førstkommende torsdag. NTL foreslo at fakultetet sender invitasjon til hovedverneombud-epost, slik at de kan oppnevne fagforeningsrepresentant til resten av prosessen. Det var enighet om å sette opp et ekstraordinært IDF-møte for å drøfte/forhandle saken snarlig.
Det ble også orientert om samlokalisering og flytteprosess for Helsam (Slemdalsveien 37). Nytt alternativ ble introdusert (ved Ullevål stadion). Dette alternativet ble for dyrt. Dermed er det Slemdalsveien 37 som står igjen som alternativ. OBOS er nå ny eier av Frederik Holst hus, og de har gitt beskjed om at de kan være interessert i å leie ut lenger.
Det er på sikt ønskelig for UiO å komme seg ut av eksterne leie-kontrakter. Det foreligger forslag om kortere leieavtale med KLP for Slemdalsveien 37. EA skal nå komme i gang med å forhandle.
29/23 - I: Status innføring av nytt saks- og arkivsystem
Anita Robøle orienterte om prosess og status for innføring av nytt saks- og arkivsystem. Systemet feilet akseptansetest. Etter dette har det ikke kommet mer informasjon til MED fra det sentrale prosjektet.
30/23 - I: Status utredning av sammenslåing MED-OD
Hans Mossin orienterte om saken. Forslag til mandat er sendt til fakultetene. I løpet av uken vil MED kommentere på forslaget til mandat.
AMU har bedt om en risikovurdering av arbeidsmiljøet i fasen med utredning fra MED og OD. Risikovurderingene er nå gjort av OPA på MED og OD som er med videre i prosessen.
Forskerforbundet ba om mer info om mandatet som er foreslått. Mye er kjent fra det første foreslåtte mandatet, men nytt forslag inkluderer nå presiseringer knyttet til ressurser og økonomi.
Referat fra sak 19/23 i Universitetsstyret (pdf)
31/23 - I: Orientering om status for arbeidet med å redusere midlertidige ansettelser
Elisabeth Pedersen Lange orienterte om status på arbeidet.
Akademikerne presiserte at midlertidighet kan også være et gode/ressurs for den ansatte. F. eks. ferdigstilling av PhD etc. NTL mener UiO og partene skal etterstrebe at stillinger ansettes fast i utgangspunktet. Det var enighet om at saken settes opp igjen på neste møte.
Det var skepsis til handlingsrom rundt stillingskoder. Det viktigste er å faktisk redusere midlertidigheten. Ledelsen presiserte at det er viktig for fakultetets drift å fortsatt ha mulighet til korte ansettelser i prosjekter. Det var enighet om å starte en diskusjon om bruk av koder og hvilke stillinger som inkluderes i statistikken. Det ble bedt om samme oversikt på administrative stillinger.
32/23 -I: Eventuelt
-
Det er besluttet å lyse ut igjen kommunikasjonsleder stillingen i Seksjon for administrative fellestjenester (avdelingsleder, men denne gang med personalansvar for 8 kommunikasjonsmedarbeidere). Det var enighet om at stillingen ikke trenger å drøftes ytterligere, det er viktigst at den lyses ut.
-
Lederstøtte stillingen vil flyttes fra Seksjon for ledelse til Seksjon for administrative fellestjenester. Medarbeider ønsker dette selv.
-
Det arbeides med et tydeligere mandat for HELP. Kontinuerlig dialog om hvor oppgaver hensiktsmessig skal ligge. Stillingen som leder skal etter planen lyses ut fast.
-
Dekanene ønsker å gjennomgå organiseringen av PhD administrasjonen, til det beste for fakultetet og kandidatene. Det er dialog med leder i Seksjon for forskningsadministrasjon og det er ønskelig å kartlegge prosessene med ekstern hjelp (tjeneste design).